Digitalisering is geen nieuws voor de zakenwereld. Door de huidige situatie met de uitbraak van het coronavirus is de nood om zoveel mogelijk bedrijfsactiviteiten over te schakelen naar een digitale omgeving echter aanzienlijk toegenomen. Het is vooral belangrijk voor de transport-, logistieke en bezorgbedrijven die wereldwijd een cruciale rol spelen en helpen bij het aanpakken van de pandemie. Hier is een lijst met zes oplossingen waarmee uw bedrijf veel van uw dagelijkse activiteiten kan digitaliseren en automatiseren en kan voorbereiden op de toekomst na de pandemie.
1. Van papierwerk naar digitaal – verander hoe u uw voertuig inspecties uitvoert
Het uitvoeren van voertuig inspecties is een must om uw wagenpark onderhoud bij te houden en onnodige reparaties onderweg te voorkomen. Veel bedrijven gebruiken hiervoor echter nog steeds papieren formulieren, waardoor het inspectieproces tijdrovend en minder kosteneffectief is. Overstappen op digitale inspecties biedt bedrijven tal van nieuwe mogelijkheden. Allereerst kunnen ze voor elke voertuiggroep zoveel soorten keuringsformulieren aanmaken als nodig is. Ten tweede kunnen chauffeurs foto’s en aantekeningen toevoegen aan inspectie bestanden als ze ontdekken dat iets beschadigd of stuk is. De managers kunnen dan tijdige reparaties plannen en de taken van de chauffeurs indien nodig opnieuw plannen. Last but not least kunnen de inspecties zo worden gepland dat zowel chauffeurs als managers automatische waarschuwingen ontvangen over de aanstaande voertuigcontroles, waardoor beide partijen kostbare tijd besparen.
2. Vloot documenten en service herinneringen op één plek
Hoe groter uw vloot, hoe uitdagender het wordt om de vervaldatums van de technische keuring, licenties, tachograaf kalibratiedata, verzekering verlengingen enz. bij te houden. Als u al die gegevens op één platform zou hebben, zou dit het beheerproces aanzienlijk vergemakkelijken en u in staat stellen om u te concentreren op bedrijfsontwikkeling in plaats van op eenvoudige dagelijkse taken die makkelijk kunnen worden geautomatiseerd. Het goede nieuws is dat er een oplossing voor is die u kan helpen om al uw vloot gerelateerde gegevens (documenten, herstellingsfacturen, bestuurders documenten met vervaldata, enz.) te organiseren en geautomatiseerde herinneringen in te stellen om ervoor te zorgen dat geen voertuig het bedrijf verlaat zonder over alle benodigde documenten en vergunningen te beschikken.
3. Eenvoudig en efficiënt bestuurders taakbeheer
Tegenwoordig ligt het succes van elk bedrijf in het vermogen om zo snel mogelijk hoogwaardige diensten te leveren, en transport is niet anders. Het werk van tientallen of zelfs honderden chauffeurs plannen en overzien met behoud van hoge normen is een hele uitdaging, vooral zonder de juiste technologische ondersteuning. Eén van de manieren om wagenparkbeheerders te helpen met taakbeheer is door gebruik te maken van Mapon GO – een mobiele applicatie voor chauffeurs en medewerkers op de baan waarmee ze hun taken, werk updates en andere belangrijke informatie rechtstreeks op hun smartphones kunnen ontvangen. Ze kunnen de applicatie ook gebruiken om terug te rapporteren naar kantoor en om foto’s en andere media naar managers te sturen voordat ze teruggaan naar het bedrijf. Bovendien kunnen managers de routes van de chauffeurs bijwerken terwijl ze al onderweg zijn, direct op hun verzoeken reageren en zien waar elk voertuig is, waardoor de klantenservice veel gemakkelijker te hanteren is.
4. Tachograafdata op afstand downloaden en analyseren
Er is strikte wetgeving die vereist dat u tachograafgegevens ten minste eenmaal per 90 dagen en bestuurders kaartgegevens – eenmaal per 28 dagen downloadt. Deze regeling bepaalt ook hoeveel uur de chauffeur kan werken en rusten. Al deze dingen kunnen op afstand worden gedaan met behulp van digitale tachograaf oplossingen voor downloaden op afstand waarmee u realtime informatie van de tachograaf kunt ontvangen zodra de bestuurder zijn kaart erin steekt. Bovendien kunnen wagenparkbeheerders de terugkerende bestandsdownload indien nodig een keer per dag, een week of een maand inschakelen. Eveneens kan deze oplossing eenvoudig worden geïntegreerd met verschillende tachograafdata analysetools zoals Tachogram en andere om ervoor te zorgen dat de tachograaf regelgeving overal en altijd wordt nageleefd.
5. Integraties voor een grondige digitalisering van bedrijven
Het digitaliseren van fleet management is slechts één stap om uw bedrijfsvoering te verbeteren. U kunt uw wagenparkbeheer- en gps-tracking platform ook integreren met andere systemen die uw bedrijf gebruikt voor supply chain management, tachograafdata analyse, boekhouding, enz. Het is zelfs mogelijk om tankkaart integratie in te stellen waarmee u automatisch kunt gegevens ontvangen over alle tankbeurten die zijn gedaan met de tankkaart van uw bedrijf en andere individuele oplossingen. Het gebruik van API-integraties zal de tijd die wordt besteed aan het handmatige ingeven van gegevens aanzienlijk verminderen en de automatisering van bedrijfsprocessen binnen het bedrijf verbeteren.
6. Geautomatiseerde berekening van de vloot efficiëntie
Elk wagenpark werkt met een ander aantal en types van voertuigen, daarom is het een hele uitdaging om te begrijpen of u genoeg, te weinig of te veel voertuigen heeft. Het berekenen van de efficiëntie van het wagenpark is ook een complexe en tijdrovende taak als sommige voertuigen alleen op specifieke uren van de dag worden gebruikt, terwijl ze rijden of stationair staan. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door de geautomatiseerde oplossing voor vloot efficiëntie te gebruiken die transparante gegevens biedt over de staat van uw vloot op een specifieke datum. Hiermee kunt u het grote geheel zien, tijdig op feiten gebaseerde beslissingen nemen over de noodzakelijke veranderingen in de vloot en, belangrijker nog, uw team vele uren besparen op handmatige efficiëntie berekeningen.
We leven al in een digitaal tijdperk en de pandemie zal de behoefte aan digitalisering alleen maar vergroten. Volgens de rapporten van Harris Poll heeft ongeveer 19% van de kleine en middelgrote bedrijven in de VS hun dagelijkse activiteiten al op de online omgeving overgeschakeld, en nog veel meer zullen volgen. Het is een noodzaak geworden voor alle bedrijven, ongeacht hun vakgebied. Wij, bij Mapon, zien het als een kans om zoveel mogelijk fleet management processen te automatiseren, zodat u uw aandacht kunt besteden aan andere uitdagingen. Dus als u denkt dat wij u kunnen helpen, neem dan contact met ons op en vraag online een gratis online consult aan om uw zakelijke behoeften te bespreken!