Vad kunde vara ett bättre sätt att starta det nya året på än att börja använda en automatiserad och komplett körjournal? Samtidigt kan du optimera dina körvanor redan från dag ett! Trött på tidskrävande och krångliga körjournaler? Mapons elektroniska körjournal är lösningen för alla, oavsett bransch! Den sparar tid och energi i det dagliga arbetet och samlar all data som behövs för en körjournal godkänd av Skatteverket – från datainsamling till dokumentation.
Vår körjournal är godkänd av Skatteverket och samlar automatiskt all nödvändig information via en spårningsenhet. Körjournalen kan användas med olika typer av enheter och är inte bunden till någon specifik modell. Våra experter hjälper dig att välja den bästa enheten för din körjournal och eventuella andra behov av fordonsadministration.
Det finns flera sätt att hantera den elektroniska körjournalen – du väljer det som passar dig bäst! Du kan registrera dina körningar via en mobilapp, i webbläsaren i Mapons system, eller med hjälp av mekaniska kontrollknappar monterade i bilen. Ett annat alternativ är att ställa in ett schema i systemet så att körningarna registreras helt automatiskt som arbets- eller privatresor. Till exempel kan körningar mellan kl. 07:00 och 16:00 på vardagar registreras som arbetsresor, medan körningar utanför dessa tider registreras som privata. Detta gör att du inte manuellt behöver justera körjournalen så länge körningarna följer schemat.
All data lagras säkert i Mapons tjänst och är alltid tillgänglig för dig, oavsett var du befinner dig. Dessutom kan informationen integreras med externa system, vilket gör det enkelt att använda data för företagets ekonomiavdelning eller skicka dem direkt till din revisor eller Skatteverket – och få skattefördelar utan extra krångel.
15 år av erfarenhet av Mapons elektroniska körjournal
Jyrki Oikarinen från Hollolan Painehuolto Oy sa farväl till krångliga pappersjournaler för nästan 15 år sedan. I sin tjänstebil använder han Mapons elektroniska körjournal. Hans tjänstebil byts ut ungefär vart tredje år, men samma kontrollknappar har följt med från bil till bil i alla dessa år. “Dessa knappar fungerar fortfarande lika bra, och jag har aldrig behövt reparera något. Det har alltid varit enkelt att flytta installationen från en bil till en annan,” berättar Jyrki.
För Jyrki och andra som kör tjänstebil är det bara att välja mellan två knappar i bilen – en för arbetskörningar och en för privata resor. De övriga alternativen för att hantera körjournalen har vi redan nämnt ovan.
“Det är så enkelt och smidigt att använda körjournalen! Jag behöver inte komma ihåg något annat än att trycka på rätt knapp innan jag kör,” säger Jyrki glatt.
Hollolan Painehuolto Oy använder en extern redovisningsbyrå som har tillgång till körjournalens data via Mapons system. “Redovisningsbyrån debiterar oss utifrån tiden de lägger ner, och att ladda ner rapporter från Mapon för kilometerregistrering tar bara några minuter. Det är otroligt effektivt. Rapporterna kan dessutom skickas direkt till Skatteverket,” berättar Jyrki.
Tack vare Jyrkis positiva erfarenheter och rekommendationer har även några av hans bekanta valt att använda Mapons automatiska körjournal.
Kattokeskus säkerställer korrekt användning av företagsbilar med Mapons tjänst
Företaget Kattokeskus äger fordon som endast används i arbetet och använder Mapons spårningstjänst för att verifiera korrekt användning av sina fordon, bland annat inför myndigheter. Denna dokumentation är en förutsättning för att företagsbilar ska vara berättigade till momsavdrag.
Med hjälp av Mapon samlar Kattokeskus all data om sina fordon – deras position och körda rutter – på ett och samma ställe. Vid behov kan de enkelt visa myndigheterna att fordonen används enligt riktlinjerna. Företaget har också etablerat en transparent intern policy där medarbetare kan hyra företagsbilar för privat bruk, och även dessa körningar registreras noggrant i systemet. Rapporterna från Mapon används dessutom för att redovisa och debitera medarbetarnas privata körningar i samband med löneadministrationen. Kattokeskus använder ibland Mapons tjänst för att följa körhändelser och bränsleförbrukning.
“Mapon är ett möjliggörande och bra system. Vi är väldigt nöjda,” sammanfattar Kattokeskus vd Ensio Haapanen.
Starta det nya året på bästa möjliga sätt med Mapons elektronisk körjournal och börja effektivisera dina körvanor! Om du är intresserad av en prisvärd och användarvänlig lösning, tveka inte att kontakta oss eller be om en offert. Gå med i våra nöjda kunders skara redan idag!
Avancerad vagnparkshantering handlar inte bara om att samla in vagnparksdata – det handlar om att optimera företagets resurser och samtidigt ta hänsyn till miljön. Mapon tillhandahåller en mängd data som hjälper dig att fatta smarta och välgrundade beslut, oavsett om det handlar om vagnparksutnyttjande, underhåll eller ekonomisk körning.
Närkefrakt är ett expansivt transportsäljande företag med nytt kontor och terminal i Örebro och verksamhet i hela Sverige. Fordonsflottan omfattar ca 370 enheter och ägs av medlemsåkerier som är verksamma inom Fjärr & Distribution, Anläggning, Kran & Special, Miljö samt Fjärrtipp. Inom koncernen finns dessutom en speditör, Transportservice, två fastighetsbolag och ett nystartat bolag för digitala lösningar Motus Logistikutveckling.
Vår kund Närkefrakt och utvecklingsföretaget Motus Logistikutveckling använder Mapons lösningar för datadriven optimering av verksamheten och utveckling av miljövänliga körmetoder. Så låt oss sätta oss ner med representanter för Närkefrakt för att diskutera hur avancerad vagnparkshantering stöder deras vision om att vidare digitalisera en rätt så traditionell verksamhet.
Jakten på bästa FMS-datat
Mika Salo, som tillsammans med sitt gäng på IT-avdelningen driver Mapon implementeringen och vidareutvecklingen av Fleet Management inom koncernen, berättar att man gjorde ett stort arbete i att hitta den leverantör som passar dem bäst. Det var nämligen inte en Fleet Management lösning i traditionell mening man var ute efter. Det hade man redan erfarenheter av och visste att det inte räckte till.
“De flesta Mapon kunder är ute efter ett tydligt och lätt gränssnitt med de funktionaliteter man just då tycker är viktiga. Dessutom vill kunder oftast snabbt implementera lösningen till sin verksamhet. Detta var inte fallet då Närkefrakt och Motus Logistikutveckling började kolla på sin nästa lösning”, säger Johnny Lehtinen från Mapon.
“Vi är lite otraditionella i den meningen”, medger Salo.
“Den fleet management lösning som många andra är nöjda med, räcker helt enkelt inte till för oss”, säger Salo.
Hos Närkefrakt tror man stenhårt på sin vision och vill göra saker på eget sätt. Vi vill vara lite fiffigare, utnyttja flottan bättre, erbjuda något som andra inte kan erbjuda. På detta sätt kan vi få nöjdare kunder och partners samt trygga vår egen framtid.
På Närkefrakt vet man att framtidens kunder har högre förväntningar på miljö och hållbarhet samt effektivitet. Man tror också på att data av hög kvalitet är en av de avgörande nycklarna till att lösa detta kundkrav och tillgodose behov nu och i framtiden. En gedigen och exakt CO2 rapport är ett bra exempel på kundbehov som finns redan nu men kommer att ha en allt större vikt i framtiden.
Och det är här Mapon kommer in i bilden. Som redan konstaterat, inte nödvändigtvis genom att erbjuda den bästa och enklaste Fleet Management plattformen, utan den kvalitativa datan Mapon kan tillhandahålla, grunddatat då speciellt. Denna data får man från Mapons öppna API-gränssnitt.
Med hjälp av fordonsdata kan sedan Mikas gäng göra en hel del data-analys som sedan Närkefrakt och deras kunder har stor nytta av. Vi kan lätt påstå att Närkefarkt är en annorlunda kund också ur detta perspektiv. Det är rätt så sällsynt att Mapon “ägs” av IT-avdelningen och att man vidareförädlar produkten på detta vis. I Närkefrakts fall är detta möjligt då man har en så stark IT-avdelning, något man i normala fall inte har i denna typ av bolag.
“I en bransch med hård konkurrens och knappa marginaler kommer konkurrenskraften att avgöras av hur du analyserar din flotta”, menar Mika.
Motus logistikutveckling är ett IT-bolag som också tar fram lösningar för andra åkerier. Åkerier har oftast inte tid att fundera på vad framtiden kommer att kräva inom dessa frågor. Detta problem löser vi för dem, Motus logistikutveckling och Mapon tillsammans. Detta kan bli ett välfungerande och värdefullt koncept för andra än Närkefrakt också.
Datadrivet beslutsfattande är en viktig del i dagens moderna företag.
Förutom platsdata tillhandahåller Mapon en mängd annan viktig information för sina kunder. Mapon kan användas för att kontrollera fordonets position, färdväg, tidpunkter och hastigheter, vilket underlättar vardagen och gör det möjligt att snabbt reagera på eventuella krav.
En implementering utöver det vanliga
Vid implementeringen av Mapon systemet hade Närkefrakt också tankar som skilde sig från det traditionella. Detta visade sig redan tidigt i processen. Närkefrakt har hela tiden sett införskaffningen av denna typ av tjänst som ett IT-projekt där man primärt vill att IT-avdelningen leder projektet. Därmed gick man också en okonventionell väg när man började kolla på marknaden. Man hörde sig för hos olika IT-partners om de kände till leverantörer med de önskade kvalifikationerna. Det var på den väg man fick nys om och blev rekommenderad Mapon av en IT-partner i Lettland. De hade jobbat med Mapon för en annan kunds räkning och kunde varmt rekommendera Mapon ur teknisk vinkel och just det datadrivna behovet man hade. Och på den vägen är det.
I “normala fall” vill kunder att Mapon installerar enheterna i fordonen för att allting ska gå så snabbt och smidigt som möjligt. I fallet Närkefrakt ville man själv ha enheterna skickade till sig för att först bekanta sig med de olika enheterna. Man ville på riktigt förstå hur de fungerar, hur de skall installeras och hur man får den största nyttan ut ur dem. Igen, med kvalitativ grunddata som ledord. Med andra ord ville man pilla på enheterna och göra saker själv, så att man förstår sig på funktionaliteterna kan hela helheten.
Detta gjorde också att själva implementeringen tog lite tid, vilket var helt okej med tanke på de ambitiösa resultatmål man hade på projektet. Första skedet av implementeringen var en pilot på cirka ett år. Under piloten testade man både Mapons enheterna, plattformen och det viktigaste av allt – kvaliteten på datan. Även leverantörens grad av tillmötesgående, problemlösningsförmåga och ärlighet sattes på prov.
I “normala fall” går en Mapon implementering rätt så snabbt och effektivt till. Att lära sig helheten om ett Fleet Management System, alltså FMS-system för en IT-avdelning, är en stor utbildningsfråga. Vi satt i timmar på kontoret och pillade med utrustning, kablar etc. Mapon hjälpte mycket med dokumentation, blueprints, frågor etc., minner sig Salo tillbaka.
Efter mycket inlärning och ny kunskap av en framgångsrik pilotperiod, installerades enheterna i fordonen och den “riktiga” användningen kom igång.
First things first
Att rulla ut ett FMS verktyg av denna kaliber är inget man vill göra över en natt. Därför har val gjorts att fokusera på vissa kritiska områden först. De funktioner man använder idag är framför allt:
GPS-Positionering – Detta är uppenbart väldigt värdefullt i det dagliga jobbet då man jobbar kundcentrerat och vill vara så dynamisk och flexibel som möjligt då det gäller att anpassa flottan.
Nedladdning av färdskrivardata – Speciellt viktigt att detta sker per automatik vilket underlättar kvaliteten och sparar tid. Här ser man också ett stort mervärde i hjälpen med eventuella överträdelser.
Körbeteende– Det är någonting som åkerierna är intresserade av. Det finns överraskande stora, för att inte säga enorma skillnader mellan chaufförerna. Det är fint att se att fler och fler sätter mera tyngd på detta genom att t.ex. ordna besparingskickoffer där man belönar bra körbeteende. Förarna brukar vara pigga på att förbättra sina poäng och resultat. På detta vinner alla, såväl förare som åkeri. Förutom lägre bränslekostnader är också mindre bilslitage och lägre risk för olyckor en direkt följd av ett bättre körbeteende.
Bränsleövervakning– Just idag styr bränslekonsumtionen effektiviteten och lönsamheten otroligt mycket. Även det redan tidigare nämnda miljö- fordonsdatan som behövs för en heltäckande analys och rapportering ingår i detta område. Med en så exakt bränsleövervakning kan man också ha stenkoll på förändringar i lönsamheten och reagera på dessa. Bränsleförbrukningen kan motsvara 20-30% av kostnaderna för att driva hela verksamheten, så det finns mycket att vinna här.
Framtida visioner – Tydligare leverans av värde till kunderna
Hos Närkefrakt används Mapon idag endast på fordon. I framtiden kunde man tänka sig att koppla på t.ex. kylsläp för att kunna utnyttja datan därifrån ännu bättre.
I framtiden vill vi också att andra åkerier skall kunna dra nytta av det jobb vi gjort och kunna utnyttja den lösning vi tagit fram. Det kommer alla att vinna på, vare sig man har egna resurser eller inte, säger Mika. Vi vill att värdet kunderna får ut av lösningen skall överstiga det andra FMS-leverantörer kan erbjuda.
Dessutom vill man naturligtvis lära sig ännu mera om och av datan och få fram ännu bättre rapporter och analyser. Ur ett IT-perspektiv känns det som att denna resa bara börjat!
Mapon erbjuder lösningar för vagnparkshantering som passar många branscher, också utöver transport-, logistik- och leveranstjänster. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vårt team kan hjälpa dig.
Advanced fleet management is not just about collecting fleet data – it’s about optimising your company’s resources and respecting the environment at the same time. Mapon provides plenty of data to help you make smart decisions, whether it’s about fleet utilisation, maintenance, or sustainable driving.
Our client Remeo, a waste management company and circular economy promoter, uses Mapon solutions for data-driven optimisation of operations and the development of eco-friendly driving practices. So let’s sit down with Remeo’s representatives to discuss how advanced fleet management supports their vision of reducing environmental impact and optimising operations.
Real-time fleet data supports fact-based decision making
The Mapon platform acts as the right hand of Remeo’s foremen. In their daily work, foremen Isto and Neea use Mapon to check where company vehicles are in real time and what drivers are doing behind the wheel. The driving behaviour analysis reports provide valuable information for driver training and development discussions with drivers helping Remeo achieve their economic driving goals.
Fleet management makes up half of Remeo’s resource planning, which is why up-to-date fleet data is crucial for making data-driven decisions.
Fact-based decision-making is a key element of doing business. In addition to vehicle location data, Mapon provides a wealth of other important information for the foremen.Mapon is a great tool for resolving feedback and damage reports. Mapon can be used to check vehicle locations, route history, dates, times, and driving speeds, facilitating the resolving process and enabling a rapid response to potential claims.
“For example, if someone has reported to us that a heavy vehicle has hit a parked car at a certain location at a certain time, we can use Mapon reports to disprove the claim, if our vehicles were not moving in that area at the reported time” explains Isto, Foreman at Remeo.
Fleet efficiency and maintenance data in one place
Efficient fleet utilisation is particularly important for companies whose business activities revolve around their vehicle fleet.
“In general, fleet management is 50% of our resource planning, and people are the other half. At Remeo, the driver and the vehicle always go hand in hand. That’s why it’s really important for us to have the right number of vehicles – so that we avoid underutilising vehicles or constantly being without vehicles”, explains Joonas Savolainen, Development Manager at Remeo.
The fleet efficiency and usage data from Mapon can be used to draw conclusions about the optimal number of vehicles and can be used for work shift planning to ensure that all units are used as efficiently as possible.
At Remeo, fleet maintenance is an easy process since drivers regularly perform vehicle checks using the Mapon Driver application. Based on these inspections, the supervisors book the necessary maintenance for vehicles. Vehicle-specific information on maintenance and inspection dates is always available in the system. In addition to fleet efficiency and maintenance data, Mapon provides mileage data that can be used for carbon footprint calculations.
“Having all the data easily accessible on the same software helps a lot in everyday work.” – Isto, Foreman at Remeo
All in all, the fleet management system is an invaluable tool in the daily work of the waste management company Remeo, providing supervisors and foremen with a comprehensive view of all fleet data in one platform to support better decision-making.
Towards greener and more economical driving habits
The journey of Remeo and Mapon started in 2018 with the goal of optimising Remeo’s fleet management processes and focusing more on driver behaviour monitoring.
Driving behaviour monitoring provides accurate information on driver’s habits behind the wheel. The solution includes data on measures such as eco-speed, coasting, idling, harsh acceleration, and braking. In addition, Remeo monitors drivers’ speeding.
“Thanks to our economical driving habits, we have saved the equivalent of the carbon dioxide emissions from heating 200 private homes a year.” – Remeo
Driver behaviour analysis can be used to identify responsible driving and, on the other hand, to address wasteful habits. Then supervisors can educate the drivers on more economical, safe, and sustainable driving practices. Many Remeo drivers take this as a positive challenge! “By collecting data on fuel consumption, vehicle condition, and driving habits, we can look at our activities based on data and results, thus working to reduce carbon emissions,” Remeo writes in their article.
Mapon’s driving behaviour analysis provides information on key driving behaviour indicators like eco-speed and coasting in an easy-to-read format.
Remeo’s driving behaviour progress
Remeo’s goal for 2023 was to focus on the development of the coasting parameter of driving style. Coasting happens when a vehicle moves with the gears in neutral. Their aim was to increase the coasting rate to 10%. In practice, this means a 10% reduction in fuel consumption, and a roughly equivalent reduction in emissions.
In addition to the emission reductions, coasting preserves the car by reducing the amount of hard braking and by not wearing out the tyres as quickly. “In the long run, the increase in coasting will result in less frequent fleet repairs, and this way, we will also save natural resources”, Remeo writes in their article.
One of the greatest and most tangible insights has come from a Remeo driver, who realised that driving more economically doesn’t take up any more of his working time, but makes a huge difference in fuel spending:
“By getting the data and focusing on coasting, the refuelling interval is now three days instead of two while the work still gets done as smoothly,” says the Remeo driver.
Since spring 2022, Remeo’s average coasting rate has increased and the trend is continuing in the right direction. By autumn 2023, the best drivers had achieved coasting rates of up to 30%. That’s an excellent percentage, but significant fuel savings can be achieved already with a coasting rate of 15%.
Remeo’s unit in Lahti has made exemplary progress in coasting.
Together towards advanced data-driven fleet management
Mapon is constantly working to make the platform as intuitive, modern, and user-friendly as possible. It is rewarding to hear how Remeo foremen Neea and Isto, and Development Manager Joonas agree that the Mapon platform is logical and easy to adopt. Isto and Joonas say that one does not require lengthy training or instruction to start using Mapon: “With just a little familiarisation, you can learn to use the platform very quickly.”
“From the very beginning, the personal chemistry with the people at Mapon has been good and that was one of the reasons, apart from the easy-to-use interface, why we chose to work together with them in the first place. When thinking about new ideas regarding our fleet, I always feel like Mapon is just as excited to move forward with us. We are never told straight away that something is not possible, they always start exploring options and respond to our needs. It’s been really positive,” Joonas explains.
“If someone were to ask me, I would definitely be the first to recommend Mapon.” – Joonas, Development Manager at Remeo
Since the beginning of our cooperation, Remeo has been interested in new ways the Mapon platform can help meet its fleet management goals. They’ve actively tested our solutions, provided feedback, and we’ve always supported their vision to the best of our ability. “It is great to see how our mutual commitment to close cooperation and development has borne fruit,” sums up Antti Korhonen, the Chief Operating Officer of Mapon Finland.
If you are looking for an innovative fleet management partner for your company, turn to Mapon. We are one of the leading fleet management service providers in Europe with more than 18 years of experience. We have a variety of fleet management solutions such as real-time vehicle tracking, remote digital tachograph download, fleet fuel monitoring, fleet camera systems, and many others – all in one platform.
Feel free to contact us and join us on the journey towards more efficient fleet management, data-driven optimisation, and a more sustainable future!
Automatisering af flådestyringsprocesser sparer ressourcer og hjælper med at undgå fejl. En af måderne at opnå det på er ved at bruge integrationer. Det giver dig mulighed for at skære ned på manuel dataindtastning og skift mellem forskellige systemer for at få arbejdet gjort.
Proporcionar datos precisos y claros sobre la flota a nuestros clientes es nuestro principal objetivo. Sin embargo, asegurarse de que se hace de forma segura es igual de importante. Por eso siempre nos hemos tomado muy en serio la protección de la información y hemos aplicado continuamente diferentes medidas de seguridad.
The Mapon team has returned home from GITEX GLOBAL – the largest annual technology event in the Gulf and North Africa. From October 10 to 14 Dubai gathered tech enthusiasts, business representatives and visitors from many different industries, giving us the opportunity to meet with existing partners, form new partnerships and showcase our all-in-one fleet management and asset tracking platform.
This September, Mapon was invited to join the wireless beacon and sensor manufacturer ELA Innovation at their stand at IAA Transportation 2022, one of the largest transportation events in Europe. We asked the Export Sales team members who represented us to share their impressions and experience at the event.
Our team is once again attending the largest annual technology event in the Gulf and North Africa – GITEX GLOBAL, taking place from October 10 to October 14. The electronics trade show, exhibition, and conference always gathers thousands of guests from many different industries, so it’s the perfect environment to discover new technological opportunities and establish partnerships.
GITEX Technology Week is an annual electronics trade show, exhibition, and conference. It’s the largest technology event in the Gulf and North Africa regions attracting over 100 000 attendees from around the globe.
Vaccinatie voor COVID-19 is een groot project dat een solide strategie en gebruik van technologie vereist om succesvol te zijn. Momenteel worstelen veel landen met de uitvoering van hun vaccinatieplannen, met name knelpunten in het proces van het leveren van vaccins. Toen de eerste vaccins werden geregistreerd, waren veel mensen verrast door het feit dat ze bij bepaalde temperaturen geleverd moesten worden – ze wisten niet dat logistieke bedrijven al decennia lang temperatuurgevoelige ladingen leveren en al beschikte over alle benodigde tools en technologie om de klus meteen te klaren. Dus wat is dan het probleem met leveringen? We zullen in deze blogpost enkele van de uitdagingen en aspecten van het leveringsproces bekijken.
Het hoofdkantoor van Mapon is gevestigd in Letland, dus hebben we besloten Letland te gebruiken als referentieland voor onze casestudy. Vervolgens hebben we de openbaar beschikbare gegevens over het vaccinatieproces gebruikt, deze geüpload naar ons fleet management platform en enkele voorspellingen gedaan en gegevens geïnterpreteerd om een situatie te modelleren met behulp van reële gegevens. We benadrukken wel dat we niet direct betrokken zijn geweest bij het leveringsproces, en daarom bieden we alleen een theoretisch concept van hoe oplossingen voor wagenparkbeheer en routeplanning kunnen helpen bij het beheren van het distributieproces van vaccins.
Afhandelen van het afleverproces
Om de vaccins succesvol te distribueren, moet er een goed gepland leveringsproces achter zitten. Als er geen plan is, zijn problemen gegarandeerd. Ter verduidelijking hebben we verschillende stappen in het bezorgproces geïdentificeerd die vrijwel identiek zijn voor elk type bezorging:
Orders ontvangen;
Omgaan met benodigdheden;
Plannen en optimaliseren van routes en levering strategieën;
Orderpicken;
Rijden van routes;
De ontvangers informeren over de bestelstatus.
Laten we alle punten één voor één doornemen.
Vaccin bestellingen ontvangen
Het succes van het leveringsproces is recht evenredig met de kwaliteit van de inputgegevens. Als u de oplossing voor routeplanning en optimalisatie kunt voeden met hoogwaardige data, dan kan u verwachten dat het planningsproces soepel verloopt. Maar in het geval dat de datakwaliteit slecht is, dan is het bijna gegarandeerd dat het leveringsproces problemen zal hebben. Bij bestellingen is het belangrijk op te merken dat er verschillende kritische parameters zijn waarmee u rekening moet houden:
Afleveradres of coördinaten. Hoe meer leveradressen, hoe complexer de routeplanning en -optimalisatie is;
Het aantal af te leveren vaccins kan van invloed zijn op de routeplanning vanwege beperkingen in de vrachtgrootte;
Tijdvensters voor levering zullen zeker van invloed zijn op de routeplanning en optimalisatie, aangezien de tijdvensters mogelijk extra ritten vereisen om aan de vereisten voor het tijdvenster te voldoen;
Contactgegevens van de ontvanger. Bij vertragingen of problemen met de levering (de chauffeur kan bijvoorbeeld de juiste ingang van het gebouw niet vinden) is contactinformatie een cruciaal onderdeel.
Volgens openbaar beschikbare informatie worden vaccinbestellingen in Letland momenteel elke donderdag tot 11.00 uur verzameld en zouden de vaccinatieplannen van volgende week moeten dekken. Tijdens het bestelproces van het vaccin moeten de vaccinatiecentra een formulier invullen en opsturen naar de verantwoordelijke overheidsinstantie. Helaas blijkt dit voor beide partijen een handmatig proces: de vaccinatiecentra vullen de formulieren in en de overheidsinstantie die de gegevens verwerkt.
Mapon routeplanning en optimalisatie oplossing biedt verschillende opties voor het ontvangen van de bestellingen. De eenvoudigste en meest ongecompliceerde is een handmatige gegevensinvoer op het platform, maar houd er rekening mee dat handmatig werk langzaam en foutgevoelig is, we raden aan om ten minste een XLS-bestand import te gebruiken of, in het beste geval, API-integratie om de gegevens rechtstreeks naar het Mapon platform over te brengen.
We moeten ook vermelden dat het voor sommige vrachttypes belangrijk zou zijn om het laadvermogen van het voertuig en de afleveromvang van de bestelling bij te houden. Gezien de huidige beschikbaarheid van vaccins en de grootte van de verpakking, kunnen we deze stap voorlopig overslaan. Onze oplossing voor routeplanning kan leveringen echter plannen op basis van de beperkingen van de voertuig grootte/gewicht, indien nodig.
Als we kijken naar de huidige situatie met de Letse vaccinatiecentra en naar openbaar beschikbare informatie, zien we dat
er een lijst is met vaccinatiecentra. De adressen zijn van redelijk goede kwaliteit en er is ook contactinformatie beschikbaar. Helaas zijn de gegevens gemakkelijk te bekijken, maar niet gemakkelijk te exporteren, daarom hebben we besloten om ongeveer 539 vaccinatiecentrum locaties te gebruiken voor deze blogpost.
Hoewel de dataset ook tijdvensters bevat, zijn wij van
mening dat deze de vaccinatietijdvensters vertegenwoordigen en niet de werktijden
van de vaccinatiecentra.
Dit is onze conclusie nadat we verschillende vaccinatiecentra in de bovengenoemde lijst hebben bekeken en de gegevens hebben vergeleken met andere openbaar beschikbare informatie. Bovendien zagen we dat de tijdvenstergegevens van zeer lage kwaliteit zijn, dus het zou veel handmatig werk vergen om ze voor te bereiden in een machineleesbaar formaat.
De routeplanning oplossing van Mapon maakt het mogelijk om specifieke tijdvensters voor levering te definiëren, maar aangezien we ons momenteel in een noodsituatie bevinden, moeten vaccinatiecentra de vaccins op elke dag tijdens hun reguliere kantooruren kunnen accepteren. Anders, als er bijvoorbeeld een vaccinatiecentrum is dat alleen op donderdag van 11.00 tot 15.00 uur werkt, kan het zijn dat er een apart voertuig naar dit adres moet worden gestuurd om een paar doses van het vaccin af te leveren, wat het hele proces inefficiënt maakt.
Om de oplossing voor routeplanning te testen,
hebben we besloten om met de eerder geëxtraheerde gegevens over de 539 vaccinatiecentra te werken en aan elk van hen een denkbeeldige 20 dosissen vaccins af te leveren, wat een totaal zou zijn van 10780 vaccindosissen.
Nadat we wat gegevens hadden opgeschoond, was onze eerste stap om alle potentiële bestellingen in onze routeplanning oplossing te importeren.
Route optimalisatie
Zodra we alle bestellingen in de routeoptimalisatie hebben ingesteld, kunnen we beginnen met het plannen van leveringen. De onderstaande schermafbeelding toont een voorbeeldscenario van het toedienen van 20 vaccin dosissen aan elk van de vaccinatiecentra.
Zoals u kunt zien, is de totale tijd om 20 vaccin dosissen op elk van de adressen af te leveren 319 uur, het vereist minstens 33 voertuigen en 13668,7 km om te rijden. Maar wat als we maar 20 voertuigen hebben? In dat geval moeten we de leveringen opsplitsen in twee of meer dagen.
Hier zijn een paar ideeën die het overwegen waard zijn om een efficiëntere vaccin levering te garanderen:
Verdeel de vaccins niet gelijkmatig over de vaccinatiecentra. Sla in plaats daarvan misschien enkele vaccinatiecentra over om de levertijd te optimaliseren;
Het introduceren van vaccinatiecentra met een hoge capaciteit is beslist eenvoudiger dan het afhandelen van 10 last mile-leveringen in regio’s. Ze helpen niet alleen om de wachtrijen voor patiënten te optimaliseren, maar verminderen ook het aantal kilometers van de bezorgwagens, waardoor de distributiekosten van vaccins worden verlaagd.
Laten we nu eens kijken hoe het hebben van enkele aanvullende beperkingen de berekeningen van de levertijd kan beïnvloeden. Eén van de beperkingen zou in dit geval de EG-regelgeving kunnen zijn die bepaalt dat een werknemer na zes uur werken een pauze van 30 minuten moet nemen. Indien nodig kunnen we deze limiet ook opnemen in onze routeplanning oplossing.
Wat ook het vermelden waard is, is dat het Mapon platform ook een optie biedt om rijtijdlimieten in te voeren op basis van EG-verordening 561/2006 en de realtime gegevens van digitale tachografen te gebruiken.
Bij het kiezen van de aflever- en routeoptimalisatie strategie is het ook belangrijk om bij het lossen rekening te houden met de tijd die op locatie wordt doorgebracht. In onze casestudy hebben we instellingen voor routeoptimalisatie gebruikt met een lostijd van 10 minuten, wat een normale levertijd lijkt. Laten we nu wat basisberekeningen maken van de tijd die we kunnen besparen door de lostijd te verminderen.
We hebben 539 adressen. Voor elke minuut die we besparen op het lossen, kunnen we de totale levertijd met 539 minuten verkorten, dat is bijna 9 uur. Als we kijken naar de gemiddelde route van 9 uur, kunnen we zien dat we voor elke minuut die we besparen op het lossen, het aantal bestelwagens met één kunnen verminderen. Dus als we bijvoorbeeld 3 minuten besparen bij elke lossing, hebben we 3 voertuigen minder nodig om alle leveringen te voltooien.
Wat gebeurt er als we deze tijd vergeten toe te voegen bij het plannen van de routes? Het antwoord is vrij duidelijk: we zullen de boel verknoeien en de leveringen later op de dag zullen ver buiten de geplande tijd liggen.
Dus als we eenmaal onze leveringsstrategie hebben gekozen, kunnen we doorgaan naar de uitvoeringsfase.
Routes rijden
Het lijkt erop dat al het werk is gedaan als de routes eenmaal zijn gepland en aan de chauffeurs zijn doorgegeven. Helaas is het slechts een deel van het proces om een succesvolle levering uit te voeren. Tijdige en goed geplande voorbereiding van de bestelling is ook belangrijk – als het goed is gedaan, hoeft de chauffeur de bestelling alleen op te halen en af te leveren op de eindbestemming.
Als we het hebben over vaccins, is het belangrijk op te merken dat, in de meeste gevallen omvat de levering niet alleen de vaccins, maar ook andere verbruiksartikelen die nodig zijn voor vaccinatie, bijvoorbeeld injectiespuiten, alcoholdoekjes, handschoenen, enz. Het regelen van een dergelijke levering omvat fatsoenlijk beheer in het magazijn, aangezien het geen zin heeft om het ene onderdeel te leveren als het een ander niet beschikbaar is.
We zullen niet te veel in detail treden over het optimaliseren van het werk in het magazijn en het controleren van de supply chain, maar er zijn nog een paar tips die nuttig kunnen zijn:
Plan zowel voor leveringen als leveringsvolgorde in de route. Als de chauffeur door stapels koude zakken moet graven om de juiste te vinden voor een specifieke levering, zal het op elk van de loslocaties veel tijd kosten. Idealiter zou de vracht zo geladen moeten worden dat de chauffeur gewoon de deur opent en de volgende volle koude zak eruit haalt om af te leveren;
Markeer de pakketten duidelijk, zodat de chauffeur snel kan verifiëren dat hij de juiste heeft genomen. Kleine letters en handgeschreven notities zijn de directe weg naar leveringsfouten .
Zodra het verzamelen en verpakken is voltooid, is de chauffeur klaar om te rijden.
Om een vlot afleverproces te garanderen, is het belangrijk om de afleverlocaties op de hoogte te stellen van de geschatte aflevertijden.
In ons geval kunnen we de routes eenvoudig exporteren en de geplande aankomsttijd doorgeven aan de vaccinatiecentra.
Soms verloopt het echter niet volgens plan. De bestelwagen kan defect raken of er kunnen vertragingen optreden als gevolg van slechte weersomstandigheden. Deze situaties kunnen eenvoudig worden afgehandeld door de geplande aankomsttijden (PTA) bij te houden en de afleverlocatie op de hoogte te stellen van de nieuwe geschatte aankomsttijd (ETA). Om daarbij te helpen, is er een eenvoudig te volgen dashboard in de Mapon oplossing voor routeplanning dat laat zien welke voertuigen te laat zijn voor levering.
Na controle van het dashboard kunt u contact opnemen met de afleverlocaties en hen op de hoogte stellen van de vertraging.
Uiteraard kunnen we erop vertrouwen dat de chauffeurs de routing zelf doen. We raden echter ten zeerste aan om voor leveringen een mobiele app voor chauffeurs te gebruiken om eventuele vertragingen bij te houden.
De Mapon Driver bestuurder applicatie zorgt voor een soepel proces van ritten uitvoering – de chauffeur opent zijn mobiele app, start de route, markeert de lopende levering en gebruikt navigatiesoftware op zijn apparaat. De gegevens over de bestelstatus van routes worden automatisch bijgewerkt op het Mapon PRO platform.
De lading volgen
Platformen voor fleet management zoals Mapon werken op basis van de gegevens die worden opgehaald van volgapparatuur die in de voertuigen is geïnstalleerd, dus de eerste stap naar een efficiënt beheer van het leveringsproces is ervoor te zorgen dat alle bestelwagens in het wagenpark zijn uitgerust met een GPS-tracker. Dit klinkt misschien als een last, maar dat is het niet. In feite zijn er volgapparatuur op de markt die eenvoudig kan worden geïnstalleerd door ze aan te sluiten op de voertuigaccu of een OBD-II-poort.
Vaccins zijn temperatuurgevoelige goederen. Het betekent dat u constant de temperatuur moet bijhouden waarop ze worden vervoerd. Hoewel dit een uitdaging lijkt, is dit niet voor platformen voor wagenparkbeheer – alles wat u nodig hebt, is een eenvoudig te installeren temperatuursensor die in het voertuig wordt geïnstalleerd of gewoon in de koelzakken wordt geplaatst.
Tijdens de levering, kunt u waarschuwingen voor temperatuurafwijkingen instellen en een temperatuurgrafiek in bijna realtime of na de levering bekijken. Als er extreme temperaturen nodig zijn voor transport, is de enige uitdaging om sensoren te vinden die het vereiste temperatuurbereik ondersteunen.
Er is een beperkte voorraad vaccins en naast temperatuurregistratie kan er in sommige gevallen ook een behoorlijk veiligheidsrisico zijn verbonden aan het transport ervan. Om de waardevolle lading veilig te houden, kunnen extra sensoren worden gebruikt om de deur of het openen van de koelzak te volgen en om waarschuwingen te ontvangen wanneer dat is gebeurd. Bovendien kan zelfs een SOS-knop in het voertuig worden geïnstalleerd voor de veiligheid van zowel de bestuurder als de lading.
Oplossingen voor fleet management zijn zeer geschikt voor het beheer van verschillende soorten leveringen, inclusief temperatuurgevoelige goederen zoals vaccins.
Het gebruik van een oplossing als Mapon is echter slechts een deel van het eigenlijke project – veel hangt af van het kiezen van de juiste strategie voor het toedienen van vaccins, het organiseren van de vaccinatiecentra, het verzamelen van hoogwaardige gegevens voor afleveradres en hun contactgegevens, en het voorbereiden van vaccins voor leveringen om het hele proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
In de loop van dit blogpost hebben we enkele mogelijke scenario’s en ideeën geïdentificeerd om mogelijke knelpunten en inefficiënties bij de levering van vaccins te voorkomen. Pas ze gerust toe op uw projecten of neem contact met ons op als u vragen heeft! Als u momenteel geen software voor fleet management of een oplossing voor routeplanning en optimalisatie gebruikt, zorg er dan voor dat u ermee begint, aangezien u hiermee verschillende leveringsstrategieën kunt modelleren en deze kunt optimaliseren voor uw specifieke situatie.
