Расчет рабочих и личных маршрутов каждого работника вручную занимает много времени и может привести к ненужным расходам для компании. Чтобы помочь нашим партнерам и клиентам избежать таких рисков, мы ввели в нашу систему новую функцию — Путевой журнал. Решение позволяет устанавливать частные и рабочие маршруты, а также выбирать временные рамки маршрутизации на всю неделю, что позволяет автоматически менять тип маршрута и экономить много часов, затрачиваемых ежемесячно на подготовку отчетности.
Как Путевой журнал может помочь управлять транспортными средствами компании?
Если ты все еще делаешь отчеты о маршрутах и пунктах назначения вручную, решение Путевой журнал позволит тебе навсегда забыть об этом. Решение может помочь тебе:
- Выявлять ненужные поездки в рабочее время;
- Корректировать маршруты даже после их завершения;
- Получать достоверную документацию о каждой поездке твоего транспорта;
- Получать точные данные для расчета заработной платы и компенсаций для сотрудников, которые используют личный транспорт в рабочих целях и наоборот.
Есть ручной и автоматический способ показать, какие из ежедневных маршрутов предназначены для работы, а какие — для личных целей:
- Для переключения типов маршрута вручную водитель должен использовать встроенную в транспортное средство кнопку. Это означает, что тип маршрута должен устанавливаться каждый раз при запуске двигателя и может быть изменен только нажатием кнопки.
- Для автоматического переключения типов маршрутов необходимо использовать мобильное приложение Mapon или веб-платформу. Там водитель или менеджер может установить определенные временные рамки в течение недели, в которых система будет отмечать все маршруты как рабочие или частные. Например, все маршруты, совершаемые с 8:00 до 17:00 в будние дни, будут помечены как рабочие, а все маршруты вне этих часов — как личные. Автоматическая маршрутизация доступен только тем водителям, у которых в транспортном средстве нет встроенной кнопки.
В обоих случаях работник может добавить комментарий к каждому маршруту, чтобы уточнить его назначение или сообщить о каких-либо дополнительных расходах, таких как парковка и т. д.
Обзор маршрута может также включать информацию о компенсации маршрута. Это позволяет менеджерам видеть, насколько эффективно сотрудники планируют и выбирают маршруты, а также подготавливать ежемесячные счета за посещение клиентов компании.
Эффективный способ отслеживания “серого” автопарка
Есть два типа компаний: одни разрешают использовать служебные автомобили в личных целях в нерабочее время, а другие имеют “серый” парк личных автомобилей сотрудников. По данным Европейского совета по безопасности дорожного движения (ETSC), около 40 % компаний в Великобритании имеют “серые” автопарки, и этот процент может быть таким же и в других государствах-членах ЕС.
В любом случае с одной из сторон взимается фиксированная плата за каждый пройденный километр. Путевой журнал снимает с тебя значительную нагрузку, обеспечивая автоматический расчет компенсации в зависимости от типа маршрута.
Решение, соответствующее ОРПЗД
С тех пор, как в мае вступил в силу Общий регламент по защите данных, как никогда важно обеспечить, чтобы все процессы внутри компании соответствовали законодательству.
Заботясь о защите персональных данных наших клиентов, их сотрудников и защите их прав, мы предлагаем решение со скрытием маршрута или без него. В версии по умолчанию скрытие маршрута отключено, но клиент может обратиться в нашу службу поддержки, чтобы включить эту функцию. Это удобное решение для ситуаций, когда личный транспорт используется в рабочих целях.
Путевой журнал доступен всем нашим клиентам как в мобильных приложениях для Android и iOS, так и на веб-платформе. Это поможет автоматизировать внутренние процессы компании, сэкономив время сотрудников и другие ценные ресурсы, которые можно использовать для развития бизнеса, а не тратить часы на отчетность.
Если ты хочешь попробовать это и другие решения Mapon, подпишись на бесплатную пробную версию!