Posted on

Kolme haastetta tehokkaan etätyön tiellä

Jo vuonna 1972 entinen rakettitutkija Jack Nilles ymmärsi etätyöhön liittyvät ympäristö- ja hyvinvointinäkökulmat, ja johti monialaisen tutkimusprojektin täysin etänä testatakseen ajatuksiaan käytännössä. Tulokset olivat merkittäviä, mutta liike-elämä ei ollut vielä valmis uuteen malliin. Nyt 50 vuotta myöhemmin etätyöstä on tulossa uusi normaali – noin 80% työntekijöistä ympäri maailman lukeutuu niin sanottujen pöydättömien työntekijöiden joukkoon.   

Töitä tehdään etänä yleisimmin rakennus- ja kuljetus-, sekä kaupan- ja terveydenhuollon aloilla. Etätyön tekijöiden määrä on kasvanut viime vuosina nopeasti, minkä vuoksi yritysten olisi hyvä tunnistaa liikkuvan työvoiman tuottavuuteen negatiivisesti vaikuttavat tilanteet, ja oppia kuinka niitä voi välttää.

Tarkoituksenmukaiset ratkaisut

Etänä toimivan tiimin tuottavuuden ja työtahdin osalta valkotaululle kirjatut kalenterit, laskentataulokossa hallittavat aikataulut, sekä paperilomakkeet kuuluvat historiaan.

Tarjolla olevat uudet, tarkoituksenmukaiset telematiikkaratkaisut helpottavat ongelmanratkaisua ja kommunikointia, tehostaen aikatauluttamista ja työtehtävien edistymisen seurantaa. Tässä blogitekstissä listaamme ratkaisuja yleisimpiin haasteisiin etätyön saralla.

1. Läpinäkyvyyden puute

Määrätietoinen tiimi on arvokkain voimavara matkalla kohti liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Työntekijöitä on kuitenkin moneen lähtöön. Toiset myöhästelevät, vetelehtivät ja venyttävät taukoja, kun taas toiset kokevat painetta liiallisen työtaakan alla.  

Työpanoksen tasapuolisen jakautumisen varmistamiseksi, voidaan ottaa käyttöön yksinkertainen työajanseuranta, joka korvaa paperilomakkeet ja tarjoaa tarkat tiedot työntekijöiden osallistumisesta ja työtunneista. Yhtiöt voivat hyödyntää samaa ratkaisua myös palkanlaskennassa.

Tasapainoilu useiden tehtävien ja vastuiden kanssa päivittäin ei ole helppoa. Tapaamisten aikatauluttaminen on käytännöllistä, mutta tapaamisten viivästyessä sairastumisten, tai vaikka liikenneruuhkan vuoksi eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Samalla tapaamiset saattavat peruuntua vastapuolen aloitteesta lyhyelläkin varoitusajalla. Mapon tarjoaa työtehtävien hallintaan tehokkaan ratkaisun, jonka avulla voit tarkastella työtehtäviä ja jakaa niitä työntekijöiden kesken taataksesi maksimaalisen tuottavuuden ja tasapuolisuuden.

2. Paperivuoret

Rutiinitoimenpiteiden, etenkin paperitöiden, suorittaminen toimiston ulkopuolella voi olla hankalaa. Sopimusten käsittely, allekirjoitusten kerääminen jokaiseen käynnissä olevaan projektiin, ja kulkeminen paikasta toiseen paperipinojen kanssa ei kuulosta mukavalta. Eikö olisikin hienoa päästä eroon päivittäisestä papereiden pyörittämisestä?

Ei paperia, ei mustetta, ei tulosteita – siirtyminen paperittomaan, tai ainakin vähäpaperisempaan toimistoon laskee kuluja ja sujuvoittaa työntekoa.

Muuttamalla paperityöt digitaalisiksi mahdollistat pääsyn tärkeisiin lomakkeisiin missä ja milloin tahansa. Maponin avulla voit luoda omia lomakkeita, tai käyttää valmiita pohjia, ja tallentaa ne Mapon Driver -sovelluksen avulla kaikkien osapuolten käytettäviksi. Digitaaliset lomakkeet parantavat tiedonsiirtoa ja helpottavat lomakkeiden käsittelyä.

3. Heikko kommunikaatio

Avoimen keskustelu ylläpito koko henkilöstön välillä voi olla haastavaa, etenkin jos töitä tehdään myös etänä. Kukaan ei halua tuntea itseään ulkopuoliseksi, joten myös toimiston ulkopuolella työskentelevät on tärkeää pitää ajan tasalla, vaikka he eivät pääsekään vaihtamaan kuulumisia kasvotusten.

Liikkuvan työvoiman hallinta on täysin riippuvaista teknologian luomista kommunikaatio- ja yhteistyömahdollisuuksista. Oikeilla työkaluilla on etätyön sujuvuuden kannalta suuri merkitys.

Kenttätyöntekijöiden ja toimiston välinen kommunikaatio on tärkeää, jotta vältytään ajantasaisen tiedon puutteen aiheuttamilta ongelmilta. Mapon Driver -sovelluksen avulla johdonmukainen ja vastavuoroinen kommunikaatio sujuu vaivattomasti kaikkien osapuolten välillä. Sovelluksen avulla yhteydenpito on nopeaa ja yksinkertaista, ja yrityksesi tuottavuus huipussaan.  

Jos tahdot sujuvoittaa liikkuvan työvoiman hallintaa ja työskentelyä, tai kuulla lisää Maponin tarjoamista ratkaisuista, ota meihin yhteyttä.

Posted on

3 tapaa hyödyntää telematiikkaratkaisuja palkanlaskennan tukena

Olet varmaankin kuullut monestakin eri tavasta, joilla telematiikkaratkaisut voivat hyödyttää yritystäsi. Saat tietoja omaisuutesi ja ajoneuvojesi seurannasta, polttoaineen kulutuksesta ja kuluista, jotta voisit tehostaa kalustoasi ajan mittaan. Telematiikkaratkaisujen käytössä on kuitenkin enemmänkin erittäin käytännöllisiä hyötyjä, jotka ihmisiltä usein unohtuvat. Nyt kerrommekin sinulle tarkemmin siitä, miten telematiikan avulla kerättyjä tietoja voidaan hyödyntää työntekijöiden palkanlaskennassa.

1. Digitaaliset ajopiirturit – Työajat

Useimmat kuljetus- ja logistiikkayritykset Euroopassa käyttävät digitaalisia ajopiirtureita päivittäin. Tämä johtuu pääasiassa ajo- ja lepoaikoja koskevista EU -laeista ja erittäin tiukoista sakkorangaistuksista niille, jotka eivät noudata näitä sääntöjä. Digitaaliset ajopiirturit ovat siis oletusarvoisesti tehty siten, että ne rekisteröivät tarkasti matkojen kellonajat, päivämäärät ja matka-ajan. Näitä tietoja voi hyödyntää palkanlaskennassa.

Digipiirtureiden analysointityökalut, kuten Tachogram, voivat auttaa kerättyjen tietojen jäsentelyssä ja ymmärtämisessä. Lisäksi Tachogram tarjoaa raportin, jossa on yhteenveto kunkin kuljettajan työajoista. Raportista näkee tarkalleen, milloin kuljettaja aloitti työnsä, kuinka kauan matka kesti, millaisia taukoja hän piti ajon aikana ja paljon muuta!

Työaikaraportti. Tachogram ohjelmisto on saatavilla myös suomeksi!

Yritysten palkkakäytännöistä riippuen kaikkia näitä tietoja voidaan hyödyntää kunkin kuljettajan tarkan palkan laskemisessa. Valitse vain tarvittava ajanjakso ja tarkastele tietoja!

Voit myös halutessasi määrittää kirjanpitäjillesi automaattiset sähköpostit, jotta he saavat tarvittavat tiedot suoraan omiin sähköpostipostilaatikkoihinsa. Jos haluat ottaa askeleen vielä pidemmälle tehokkaassa tiedonsiirrossa: Tachogram tarjoaa mahdollisuuden API-integraatioihin, joiden avulla voit nopeuttaa kirjanpitokäytäntöjäsi. API-integraation avulla kaikki tiedot siirretään vain yhdellä klikkauksella, mikä tekee kuukausittaisesta palkkojen maksusta paljon nopeampaa ja huomattavasti helpompaa!

2. Digitaaliset ajopiirturit ja GPS-tiedot – Vähimmäispalkka

Euroopan komission tuore raportti osoittaa 179 prosentin palkkaeron Länsi- ja Itä-Euroopan kuorma-autonkuljettajien välillä. Tämä selittää sen, miksi tietyt länsimaat, kuten Norja ja Tanska, ovat asettaneet vähimmäispalkkarajat ulkomaalaisille kuorma-autonkuljettajille, jotka työskentelevät maassaan.

Euroopan viranomaiset pitävät yleisesti digitaalisia ajopiirtureita ja telematiikkalaitteiden rekisteröimiä matkatietoja erittäin luotettavina. Se ei koske vain kansallisien poliisien tekemiä satunnaisia tieliikennetarkastuksia, vaan myös paikallisten veroviranomaisten tarkastuksia. Edellä mainittuja vähimmäispalkkarajoja koskevia sääntöjä noudatetaan siis tiukasti. Sen vuoksi onkin erittäin hyödyllistä, että pystyt esittämään tarkkoja tietoja siitä, kuinka kauan kuljettajasi ovat viipyneet tietyssä maassa, mikä on sovellettu palkkataso sekä peräkkäisten vuorojen maksusuoritukset. Nämä tiedot ovat erittäin hyödyllisiä varsinkin, jos toimit kansainvälisesti.

Asiakkaallamme VILKS SIA:lla (aiemmin Multilog SIA) on omakohtaista kokemusta vähimmäispalkkarajoihin liittyen.

Kun he tekivät säännöllisiä matkoja Saksaan, paikalliset viranomaiset alkoivat pyytää todisteita kuljettajien paikallisesti määritetystä minimipalkasta. Yhdistämällä Maponin rekisteröimät ajoneuvon matkatiedot ja Tachogramin ajopiirturitiedot kuljettajien työajoista, VILKS SIA on saanut toimitettua tarkat tiedot Saksan viranomaisille ja näiden avulla osoittanut noudattavansa paikallisia sääntöjä.

3. Muut telematiikkaratkaisut

Pidetään mielessä, että kaikki työntekijät eivät käytä digitaalisia ajopiirtureita esimerkiksi tehdessään kenttätyötä maatalous- tai rakennusalalla. Otetaan huomioon myös esimerkiksi se, että yrityksillä on erilaiset palkanlaskentamallit. Nämä asiat huomioiden on olemassa myös muita telematiikkaratkaisuja, jotka voivat auttaa sinua palkanlaskennassa.

Kaikki telematiikkaratkaisujen tarjoajat, mukaan lukien Mapon, tarjoavat GPS-seurannan, jonka avulla voidaan määrittää kunkin ajoneuvon kuljettu matka. Käyttääkö sinun tiimisi palkanlaskennan perustana työajan sijasta ajoneuvon kuljettua matkaa? Tällöin raportti, jossa esitetään yhteenveto siitä, millaisia matkoja kukakin työntekijä on kulkenut ajoneuvolla, voi olla juuri se mitä tarvitset!

Ajoneuvojen kuljettujen matkojen yhteenveto. Tachogram ohjelmisto on saatavilla myös suomeksi!

Jos taas sinun toimialasi edellyttää työntekijöiden ilmestymistä töihin paikan päälle, esimerkiksi jos työntekijän työhön kuuluu käyttää traktoria tai nosturia, voit hyödyntää kuljettajan tunnistus -ratkaisuja. Näin voitte helposti rekisteröidä kuljettajien tunnistuksella saapumisajat ja vuoron päättymisajat kullekin työntekijälle.

Lisäksi telematiikkaratkaisuja hyödyntämällä voit halutessasi antaa asianmukaisesti ja oikeudenmukaisesti bonuksia työntekijöidesi tekemästä työstä. Maponin kuljettajan ajotapa -analyysi arvioi kuljettajien suoriutumista ajon aikana. Kuljettajien ajotapaa arvioidaan erilaisten ajo-ominaisuuksien perusteella, ja esimerkiksi myös ylinopeuksia voidaan seurata.

Asianmukaiset kannustimet kuljettajillesi ja tarvittavat työkalut esimiehillesi voivat parantaa merkittävästi kalustosi turvallisuutta tien päällä ja vähentää siten onnettomuuksista aiheutuvia kustannuksia. Asiakkaamme Bertschi on hyödyntänyt Maponia esimerkiksi juuri tähän tarkoitukseen. Täältä voit lukea Bertchin kokemuksista lisää! Jos sinäkin päätät aloittaa jonkinlaisen bonusohjelman yrityksessäsi, Mapon voi olla apunasi! 

Kaikki tässä artikkelissa mainitut telematiikkaratkaisut ovat saatavilla Mapon palvelussa. Meillä on yli 50 erilaista raporttia, joista saat tarvittavaa tietoa palkanlaskennan helpottamiseksi ja kalustosi tehostamiseksi!

Jos haluat kokeilla olisiko Maponista apua yrityksesi sisäisten prosessien parantamisessa, niin aloita ihmeessä meidän ilmainen testijaksomme! Voit itse käytännössä kokeilla, olisiko Mapon sopiva palvelu toimintasi tueksi ja tehdä lopullisen päätöksen vasta testijakson jälkeen. Yhteyshenkilömme auttavat mielellään löytämään oikeat ratkaisut juuri sinun yrityksellesi.

Posted on

Mapon Suomi paikantaa jo 20 000 ajoneuvoa ja konetta!

20 000 ajoneuvoa Mapon Suomen palvelussa

Mapon Suomen palvelussa on jo yhteensä yli 20 000 ajoneuvoa ja konetta, joita paikannetaan aktiivisesti. Mutta mitä kaikkea on mahtunut viimeisen reilun viiden vuoden varrelle, että tähän pisteeseen ollaan päästy?

“Alkutaipaleella, kun saimme ensimmäisen kymmenen paikannuslaitteen kaupan tehtyä, se oli meille jo suuri saavutus. Muistan elävästi, kuinka juhlimme sitä hienon aterian äärellä. Jossain vaiheessa kymmenen perään ilmestyi yksi nolla lisää, ja puhuttiinkin jo sadan kappaleen kaupoista. Se tuntui silloin aivan uskomattomalta saavutukselta”, kertoo Jani Asunmaa.

Nykyään me Maponilla teemme välillä jopa sadan tai tuhannen kappaleen kauppoja isompien asiakkaiden kanssa. Silti yhtä lailla meidän pienemmät asiakkaat pysyvät lähellä sydäntämme. “Oli meidän asiakkaallamme yksi tai sata kappaletta paikannuslaitteita, meille jokainen asiakas on tärkeä ja merkityksellinen. Meille on kaikki kaikessa, että ihminen pysyy tekemisen keskiössä ja haluamme aina palvella avosylin jokaista”, Asunmaa kuvailee Maponin arvoja.

Mapon on samaan aikaan sekä paikallinen että kansainvälinen

Maailmanlaajuisesti Maponin paikannuslaitteita on asennettu yhteensä jo yli 125 000 kappaletta. Kasvu on siis ollut suurta myös muualla maailmassa. Toivomme, että yrityksemme kansainvälisyys viestisi palvelumme luotettavuudesta ja toimivuudesta – meillä on paljon asiantuntevia tekijöitä, ja tukenamme on verkostoa myös ympäri maailman. 

Paikallisuus ja asiakaslähtöisyys ovat kuitenkin toimintamme kulmakiviä, sillä haluamme palvella asiakkaitamme heille sopivimmalla tavalla. Takaamme aina nopeasti reagoivan ja suomenkielisen asiakaspalvelun, mutta palvelua saa myös mm. englannin, ruotsin ja saksan kielillä.

Jani Asunmaa muistelee lämmöllä vuosien takaista, kun he kollegansa Toni Pulliaisen kanssa ajelivat yhdessä monen tunnin ajomatkan päähän Pietarsaareen tapaamaan erästä asiakasta tämän luo. “Asiakas otti meidät vastaan, käänsi traktorinrenkaan eteemme ja sanoi: ‘Istukaapa miehet alas niin käydään asiat läpi’. Siinä me sitten istuimme pari tuntia rupatellen ja saatiin parinkymmenen paikannuslaitteen kauppa yhteistuumin tehtyä. Se on jäänyt mieleen, koska se oli meille tärkeä tapaaminen, joka toteutettiin asiakkaan luona hänelle luontevimmalla tavalla”, muistelee Asunmaa.

Kasvun takana on asiakaslähtöisyys

Teetimme vuonna 2020 analyysin toimialastamme ja olemme kasvaneet ylivoimaisesti kilpailijoihin nähden. Meille on päivänselvää, että se liittyy Mapon palvelun toimivuuteen ja erinomaiseen asiakaspalveluun. Emme pelkää sanoa ääneen sitä, että meidän palvelumme on oikeasti todella hyvä – nimittäin kiitos tästä kuuluu meidän asiakkaillemme. 

Maponilla tehdään kehitystyötä aina yhdessä asiakkaiden kanssa. Asiakkaat kertovat meille, mitä he toivovat ja kaipaavat palvelultamme, ja me puolestaan keskitymme kehittämään juuri näitä asioita. Tavoitteena on pitää asiakkaat keskiössä. Me haluamme kuulla teidän ajatuksistanne sekä käyttökokemuksistanne ja kehittää Mapon palvelua niiden mukaisesti. Uudet ideat ovat aina tervetulleita. Vuosien varrella olemme kehittäneet palvelun käyttömukavuutta, uusia ominaisuuksia ja integraatioita ulkoisten järjestelmien kanssa, jotta palvelun päivittäinen käyttö olisi mahdollisimman helppoa.

“Laitamme niin sanotusti kaikki paukut siihen, mikä todellisuudessa hyödyttää asiakkaitamme”, Jani Asunmaa sanoo.

Kasvun syitä ovat myös toiminnan tarkka fokusointi ja etätyön tehokkuus

Kasvun takana on myös se, että olemme alusta asti priorisoineet osaamisemme kaluston paikannukseen ja kalustonhallintaan. Olemme fokusoineet toiminnan tarkasti tähän tiettyyn sektoriin, ja pyrimme palvelemaan asiakkaitamme mahdollisimman hyvin juuri tässä. 

Mapon Suomi on vannonut etätyön nimeen jo monta vuotta, eikä koronapandemian mukanaan tuoma etätyötrendi sen vuoksi tullut yllätyksenä. Jani Asunmaa kokee, että etätyö on Maponilla todella luonnollinen ja tehokas tapa toimia. Hän uskoo, että vapaus tehdä työtä missä tahansa ja omalla tyylillä ovat avaintekijöitä, jotka motivoivat työntekijöitä. Maponilla henkilökunnan vaihtuvuus on melko pientä, ja henkilöstö on sitoutunutta. Maponilla on paljon kasvupotentiaalia, ja Suomessa yrityskaupatkin saattavat olla tulevaisuudessa ajankohtaisia mikäli sopivia yrityksiä tulee vastaan. 

“Teemme yhdessä töitä isolla sydämellä. Yritetään pitää asiat mukavina ja yksinkertaisina. Tämä matka on ollut aikamoinen, ja siihen on mahtunut paljon hikeä ja kyyneleitäkin. Vaikka meillä on upeita päämääriä, niin annetaan painoarvoa myös sille, että matka niitä kohti olisi mukavaa ja merkityksellistä”, Asunmaa tiivistää.

Haluamme kiittää kaikkia asiakkaitamme ja yhteistyökumppaneitamme sekä toivottaa lämpimästi kaikki uudet asiakkaat tervetulleeksi Maponin matkaan! Jos käyttäjäystävällinen ja kustannustehokas kalustonhallinta ja paikannuspalvelu kiinnostaa, tutustu Maponin ratkaisuihin tai ota meihin yhteyttä!