Hoewel het concept van een mobiele workforce relatief nieuw lijkt, gaat het terug tot 1972 toen Jack Nilles, een voormalige raketwetenschapper, telewerken uitvond door een complex NASA-communicatieproject volledig op afstand uit te voeren. Precies 50 jaar later is offsite werken de nieuwe norm geworden: ongeveer 80% van de werknemers over de hele wereld wordt bureauloze werknemers genoemd.

De personen die het bureauloze personeelsbestand vormen, zijn meestal actief in sectoren als de bouw, transport, detailhandel, gezondheidszorg en andere bedrijfstakken. In de loop der jaren is het aantal externe werknemers snel gegroeid, daarom moeten bedrijven situaties opmerken die een negatieve invloed kunnen hebben op de productiviteit van hun mobiele personeel, en moeten ze ook leren hoe ze deze kunnen vermijden.

Speciaal ontwikkelde oplossingen

Als u uzelf heeft afgevraagd waar de productiviteit en de voortgang van het werk staat bij het runnen van een team op afstand, onthoud dan dat het verleden tijd is om kalenders op whiteboards te schetsen, schema’s op spreadsheets te beheren en mobiele werknemers het veld in te sturen met stapels papieren formulieren.

De opkomst van nieuwe, speciaal gebouwde telematica oplossingen maakt het gemakkelijker om verschillende soorten problemen op te lossen, met teamleden te communiceren, werkschema’s bij te werken en lopende opdrachten bij te houden. Daarom hebben we een lijst samengesteld die u zal helpen om te gaan met verschillende ongewenste situaties op de werkvloer.

1. Gebrek aan zichtbaarheid

Als het gaat om het bereiken van uw zakelijke doelen, is een vastberaden team het meest waardevolle bezit dat u kan hebben. Bedrijven hebben echter vaak te maken met werknemers die geen honderd procent investeren in hun baan. Of het nu een ongelukkige gewoonte is om te lange lunchpauzes te nemen, te laat te komen of gewoon te verslappen, het hebben van een halfleeg glas aanpak werkt nooit echt, voor niemand. Sommige mensen daarentegen worstelen met het feit dat ze constant overwerkt zijn, waardoor ze uiteindelijk een burn-out krijgen.

Om deze gevallen te voorkomen, kunnen managers een eenvoudige werktijdregistratie gebruiken die papieren uurstaten vervangt en een nauwkeurig overzicht geeft van de aanwezigheid en gewerkte uren van elke werknemer. Bedrijven kunnen deze oplossing ook gebruiken om het proces van salarisbeheer te vergemakkelijken.

Even belangrijk is dat het niet altijd gemakkelijk is om meerdere verantwoordelijkheden op een dagelijkse basis te balanceren. Hoewel het organiseren van een planning praktisch is, zijn er uitzonderlijke situaties waarin afspraken worden uitgesteld omdat werknemers vastzitten in het verkeer of zich ziek melden. Evenzo hebben klanten de neiging om onverwachts vergaderingen te annuleren, waardoor u op korte termijn vervanging moet zoeken. Met de Mapon oplossing voor een effectief beheer van de werklast kunt u taken beoordelen en deze zo eerlijk en productief mogelijk onder werknemers verdelen.

2. Bergen papierwerk

Het uitvoeren van routinetaken, met name papierwerk, is een tijdrovende taak wanneer u onderweg bent. Het afhandelen van de contracten, het verzamelen van handtekeningen voor elke taak die wordt afgehandeld en zich verplaatsen met een stapel papieren van de ene site naar de andere, kan heel belastend zijn. Wat als we zouden stoppen met het gebruik van papier in onze dagelijkse activiteiten?

Geen papier, geen inkt en niet printen – groen gaan kan uw bedrijf helpen de operationele kosten te verlagen en ook een betere en meer georganiseerde workflow te bieden.

Het verplaatsen van uw papierprocessen naar een digitale oplossing betekent dat uw team altijd gemakkelijk toegang heeft tot gegevens en deze kan beheren. Maak aangepaste formulieren of gebruik kant-en-klare sjablonen op het Mapon platform en sla ze op in de Mapon GO app voor medewerkers. De oplossing voor digitale formulieren is een nieuwe en verbeterde manier om informatie en documentlevering van en naar een bedrijf over te dragen.

3. Slechte communicatie

Open communicatie met iedereen in uw bedrijf kan een uitdaging zijn, vooral wanneer u een mobiel personeelsbestand beheert. Niemand wordt graag buitengesloten en aangezien externe medewerkers niet de kans krijgen om op kantoor te chatten en meestal beperkte toegang tot computers hebben, is het van vitaal belang om hen op de hoogte te houden van alles wat er gaande is.

Tegenwoordig is mobiel personeelsbeheer voor 100% afhankelijk van het gebruik van technologie om te communiceren en samen te werken, dus het hebben van de juiste tools kan het verschil maken.

Buitendienstmedewerkers kunnen instant messaging gebruiken om in contact te blijven met de backoffice en hierdoor ook fouten of verlies van informatie voorkomen. Om te zorgen voor een consistent en responsief communicatieproces van alle betrokken partijen, kan de Mapon GO app een grote hulp zijn. Deze oplossing biedt een snelle en eenvoudige connectiviteit en verbetert de algehele bedrijfsproductiviteit.

Indien u processen voor uw mobiele personeel wilt vereenvoudigen en meer wilt weten over Mapon oplossingen, neem dan gerust contact op met onze klantadviseurs of neem contact met ons op via info.be@mapon.com.