Afhandeling van de distributie van vaccins met behulp van fleet management systemen

Vaccinatie voor COVID-19 is een groot project dat een solide strategie en gebruik van technologie vereist om succesvol te zijn. Momenteel worstelen veel landen met de uitvoering van hun vaccinatieplannen, met name knelpunten in het proces van het leveren van vaccins. Toen de eerste vaccins werden geregistreerd, waren veel mensen verrast door het feit dat ze bij bepaalde temperaturen geleverd moesten worden – ze wisten niet dat logistieke bedrijven al decennia lang temperatuurgevoelige ladingen leveren en al beschikte over alle benodigde tools en technologie om de klus meteen te klaren. Dus wat is dan het probleem met leveringen? We zullen in deze blogpost enkele van de uitdagingen en aspecten van het leveringsproces bekijken.

Het hoofdkantoor van Mapon is gevestigd in Letland, dus hebben we besloten Letland te gebruiken als referentieland voor onze casestudy. Vervolgens hebben we de openbaar beschikbare gegevens over het vaccinatieproces gebruikt, deze geüpload naar ons fleet management platform en enkele voorspellingen gedaan en gegevens geïnterpreteerd om een situatie te modelleren met behulp van reële gegevens. We benadrukken wel dat we niet direct betrokken zijn geweest bij het leveringsproces, en daarom bieden we alleen een theoretisch concept van hoe oplossingen voor wagenparkbeheer en routeplanning kunnen helpen bij het beheren van het distributieproces van vaccins.

Afhandelen van het afleverproces

Om de vaccins succesvol te distribueren, moet er een goed gepland leveringsproces achter zitten. Als er geen plan is, zijn problemen gegarandeerd. Ter verduidelijking hebben we verschillende stappen in het bezorgproces geïdentificeerd die vrijwel identiek zijn voor elk type bezorging:

• Orders ontvangen;
• Omgaan met benodigdheden;
• Plannen en optimaliseren van routes en levering strategieën;
• Orderpicken;
• Rijden van routes;
• De ontvangers informeren over de bestelstatus.

Laten we alle punten één voor één doornemen.

Vaccin bestellingen ontvangen

Het succes van het leveringsproces is recht evenredig met de kwaliteit van de inputgegevens. Als u de oplossing voor routeplanning en optimalisatie kunt voeden met hoogwaardige data, dan kan u verwachten dat het planningsproces soepel verloopt. Maar in het geval dat de datakwaliteit slecht is, dan is het bijna gegarandeerd dat het leveringsproces problemen zal hebben. Bij bestellingen is het belangrijk op te merken dat er verschillende kritische parameters zijn waarmee u rekening moet houden:

• Afleveradres of coördinaten. Hoe meer leveradressen, hoe complexer de routeplanning en -optimalisatie is;
• Het aantal af te leveren vaccins kan van invloed zijn op de routeplanning vanwege beperkingen in de vrachtgrootte; 
• Tijdvensters voor levering zullen zeker van invloed zijn op de routeplanning en optimalisatie, aangezien de tijdvensters mogelijk extra ritten vereisen om aan de vereisten voor het tijdvenster te voldoen;
• Contactgegevens van de ontvanger. Bij vertragingen of problemen met de levering (de chauffeur kan bijvoorbeeld de juiste ingang van het gebouw niet vinden) is contactinformatie een cruciaal onderdeel.

Volgens openbaar beschikbare informatie worden vaccinbestellingen in Letland momenteel elke donderdag tot 11.00 uur verzameld en zouden de vaccinatieplannen van volgende week moeten dekken. Tijdens het bestelproces van het vaccin moeten de vaccinatiecentra een formulier invullen en opsturen naar de verantwoordelijke overheidsinstantie. Helaas blijkt dit voor beide partijen een handmatig proces: de vaccinatiecentra vullen de formulieren in en de overheidsinstantie die de gegevens verwerkt.

Mapon routeplanning en optimalisatie oplossing biedt verschillende opties voor het ontvangen van de bestellingen. De eenvoudigste en meest ongecompliceerde is een handmatige gegevensinvoer op het platform, maar houd er rekening mee dat handmatig werk langzaam en foutgevoelig is, we raden aan om ten minste een XLS-bestand import te gebruiken of, in het beste geval, API-integratie om de gegevens rechtstreeks naar het Mapon platform over te brengen.

We moeten ook vermelden dat het voor sommige vrachttypes belangrijk zou zijn om het laadvermogen van het voertuig en de afleveromvang van de bestelling bij te houden. Gezien de huidige beschikbaarheid van vaccins en de grootte van de verpakking, kunnen we deze stap voorlopig overslaan. Onze oplossing voor routeplanning kan leveringen echter plannen op basis van de beperkingen van de voertuig grootte/gewicht, indien nodig.

Als we kijken naar de huidige situatie met de Letse vaccinatiecentra en naar openbaar beschikbare informatie, zien we dat

er een lijst is met vaccinatiecentra. De adressen zijn van redelijk goede kwaliteit en er is ook contactinformatie beschikbaar. Helaas zijn de gegevens gemakkelijk te bekijken, maar niet gemakkelijk te exporteren, daarom hebben we besloten om ongeveer 539 vaccinatiecentrum locaties te gebruiken voor deze blogpost.

Hoewel de dataset ook tijdvensters bevat, zijn wij van mening dat deze de vaccinatietijdvensters vertegenwoordigen en niet de werktijden van de vaccinatiecentra.

Dit is onze conclusie nadat we verschillende vaccinatiecentra in de bovengenoemde lijst hebben bekeken en de gegevens hebben vergeleken met andere openbaar beschikbare informatie. Bovendien zagen we dat de tijdvenstergegevens van zeer lage kwaliteit zijn, dus het zou veel handmatig werk vergen om ze voor te bereiden in een machineleesbaar formaat. 

De routeplanning oplossing van Mapon maakt het mogelijk om specifieke tijdvensters voor levering te definiëren, maar aangezien we ons momenteel in een noodsituatie bevinden, moeten vaccinatiecentra de vaccins op elke dag tijdens hun reguliere kantooruren kunnen accepteren. Anders, als er bijvoorbeeld een vaccinatiecentrum is dat alleen op donderdag van 11.00 tot 15.00 uur werkt, kan het zijn dat er een apart voertuig naar dit adres moet worden gestuurd om een paar doses van het vaccin af te leveren, wat het hele proces inefficiënt maakt.

Om de oplossing voor routeplanning te testen,

hebben we besloten om met de eerder geëxtraheerde gegevens over de 539 vaccinatiecentra te werken en aan elk van hen een denkbeeldige 20 dosissen vaccins af te leveren, wat een totaal zou zijn van 10780 vaccindosissen.

Nadat we wat gegevens hadden opgeschoond, was onze eerste stap om alle potentiële bestellingen in onze routeplanning oplossing te importeren.

Route optimalisatie

Zodra we alle bestellingen in de routeoptimalisatie hebben ingesteld, kunnen we beginnen met het plannen van leveringen. De onderstaande schermafbeelding toont een voorbeeldscenario van het toedienen van 20 vaccin dosissen aan elk van de vaccinatiecentra.

Zoals u kunt zien, is de totale tijd om 20 vaccin dosissen op elk van de adressen af te leveren 319 uur, het vereist minstens 33 voertuigen en 13668,7 km om te rijden. Maar wat als we maar 20 voertuigen hebben? In dat geval moeten we de leveringen opsplitsen in twee of meer dagen.

Hier zijn een paar ideeën die het overwegen waard zijn om een efficiëntere vaccin levering te garanderen:

• Verdeel de vaccins niet gelijkmatig over de vaccinatiecentra. Sla in plaats daarvan misschien enkele vaccinatiecentra over om de levertijd te optimaliseren; 
• Het introduceren van vaccinatiecentra met een hoge capaciteit is beslist eenvoudiger dan het afhandelen van 10 last mile-leveringen in regio’s. Ze helpen niet alleen om de wachtrijen voor patiënten te optimaliseren, maar verminderen ook het aantal kilometers van de bezorgwagens, waardoor de distributiekosten van vaccins worden verlaagd. 

Laten we nu eens kijken hoe het hebben van enkele aanvullende beperkingen de berekeningen van de levertijd kan beïnvloeden. Eén van de beperkingen zou in dit geval de EG-regelgeving kunnen zijn die bepaalt dat een werknemer na zes uur werken een pauze van 30 minuten moet nemen. Indien nodig kunnen we deze limiet ook opnemen in onze routeplanning oplossing.

Wat ook het vermelden waard is, is dat het Mapon platform ook een optie biedt om rijtijdlimieten in te voeren op basis van EG-verordening 561/2006 en de realtime gegevens van digitale tachografen te gebruiken.

Bij het kiezen van de aflever- en routeoptimalisatie strategie is het ook belangrijk om bij het lossen rekening te houden met de tijd die op locatie wordt doorgebracht. In onze casestudy hebben we instellingen voor routeoptimalisatie gebruikt met een lostijd van 10 minuten, wat een normale levertijd lijkt. Laten we nu wat basisberekeningen maken van de tijd die we kunnen besparen door de lostijd te verminderen.

We hebben 539 adressen. Voor elke minuut die we besparen op het lossen, kunnen we de totale levertijd met 539 minuten verkorten, dat is bijna 9 uur. Als we kijken naar de gemiddelde route van 9 uur, kunnen we zien dat we voor elke minuut die we besparen op het lossen, het aantal bestelwagens met één kunnen verminderen. Dus als we bijvoorbeeld 3 minuten besparen bij elke lossing, hebben we 3 voertuigen minder nodig om alle leveringen te voltooien.

Wat gebeurt er als we deze tijd vergeten toe te voegen bij het plannen van de routes? Het antwoord is vrij duidelijk: we zullen de boel verknoeien en de leveringen later op de dag zullen ver buiten de geplande tijd liggen.

Dus als we eenmaal onze leveringsstrategie hebben gekozen, kunnen we doorgaan naar de uitvoeringsfase.

Routes rijden

Het lijkt erop dat al het werk is gedaan als de routes eenmaal zijn gepland en aan de chauffeurs zijn doorgegeven. Helaas is het slechts een deel van het proces om een succesvolle levering uit te voeren. Tijdige en goed geplande voorbereiding van de bestelling is ook belangrijk – als het goed is gedaan, hoeft de chauffeur de bestelling alleen op te halen en af te leveren op de eindbestemming.

Als we het hebben over vaccins, is het belangrijk op te merken dat, in de meeste gevallen omvat de levering niet alleen de vaccins, maar ook andere verbruiksartikelen die nodig zijn voor vaccinatie, bijvoorbeeld injectiespuiten, alcoholdoekjes, handschoenen, enz. Het regelen van een dergelijke levering omvat fatsoenlijk beheer in het magazijn, aangezien het geen zin heeft om het ene onderdeel te leveren als het een ander niet beschikbaar is.

We zullen niet te veel in detail treden over het optimaliseren van het werk in het magazijn en het controleren van de supply chain, maar er zijn nog een paar tips die nuttig kunnen zijn:

• Plan zowel voor leveringen als leveringsvolgorde in de route. Als de chauffeur door stapels koude zakken moet graven om de juiste te vinden voor een specifieke levering, zal het op elk van de loslocaties veel tijd kosten. Idealiter zou de vracht zo geladen moeten worden dat de chauffeur gewoon de deur opent en de volgende volle koude zak eruit haalt om af te leveren; 
• Markeer de pakketten duidelijk, zodat de chauffeur snel kan verifiëren dat hij de juiste heeft genomen. Kleine letters en handgeschreven notities zijn de directe weg naar leveringsfouten .

Zodra het verzamelen en verpakken is voltooid, is de chauffeur klaar om te rijden.

Om een vlot afleverproces te garanderen, is het belangrijk om de afleverlocaties op de hoogte te stellen van de geschatte aflevertijden.

In ons geval kunnen we de routes eenvoudig exporteren en de geplande aankomsttijd doorgeven aan de vaccinatiecentra.

Soms verloopt het echter niet volgens plan. De bestelwagen kan defect raken of er kunnen vertragingen optreden als gevolg van slechte weersomstandigheden. Deze situaties kunnen eenvoudig worden afgehandeld door de geplande aankomsttijden (PTA) bij te houden en de afleverlocatie op de hoogte te stellen van de nieuwe geschatte aankomsttijd (ETA). Om daarbij te helpen, is er een eenvoudig te volgen dashboard in de Mapon oplossing voor routeplanning dat laat zien welke voertuigen te laat zijn voor levering. 

Na controle van het dashboard kunt u contact opnemen met de afleverlocaties en hen op de hoogte stellen van de vertraging.

Uiteraard kunnen we erop vertrouwen dat de chauffeurs de routing zelf doen. We raden echter ten zeerste aan om voor leveringen een mobiele app voor chauffeurs te gebruiken om eventuele vertragingen bij te houden.

De Mapon Driver bestuurder applicatie zorgt voor een soepel proces van ritten uitvoering – de chauffeur opent zijn mobiele app, start de route, markeert de lopende levering en gebruikt navigatiesoftware op zijn apparaat. De gegevens over de bestelstatus van routes worden automatisch bijgewerkt op het Mapon PRO platform.

De lading volgen

Platformen voor fleet management zoals Mapon werken op basis van de gegevens die worden opgehaald van volgapparatuur die in de voertuigen is geïnstalleerd, dus de eerste stap naar een efficiënt beheer van het leveringsproces is ervoor te zorgen dat alle bestelwagens in het wagenpark zijn uitgerust met een GPS-tracker. Dit klinkt misschien als een last, maar dat is het niet. In feite zijn er volgapparatuur op de markt die eenvoudig kan worden geïnstalleerd door ze aan te sluiten op de voertuigaccu of een OBD-II-poort.

Vaccins zijn temperatuurgevoelige goederen. Het betekent dat u constant de temperatuur moet bijhouden waarop ze worden vervoerd. Hoewel dit een uitdaging lijkt, is dit niet voor platformen voor wagenparkbeheer – alles wat u nodig hebt, is een eenvoudig te installeren temperatuursensor die in het voertuig wordt geïnstalleerd of gewoon in de koelzakken wordt geplaatst.

Tijdens de levering, kunt u waarschuwingen voor temperatuurafwijkingen instellen en een temperatuurgrafiek in bijna realtime of na de levering bekijken. Als er extreme temperaturen nodig zijn voor transport, is de enige uitdaging om sensoren te vinden die het vereiste temperatuurbereik ondersteunen.

Er is een beperkte voorraad vaccins en naast temperatuurregistratie kan er in sommige gevallen ook een behoorlijk veiligheidsrisico zijn verbonden aan het transport ervan. Om de waardevolle lading veilig te houden, kunnen extra sensoren worden gebruikt om de deur of het openen van de koelzak te volgen en om waarschuwingen te ontvangen wanneer dat is gebeurd. Bovendien kan zelfs een SOS-knop in het voertuig worden geïnstalleerd voor de veiligheid van zowel de bestuurder als de lading.

Oplossingen voor fleet management zijn zeer geschikt voor het beheer van verschillende soorten leveringen, inclusief temperatuurgevoelige goederen zoals vaccins.

Het gebruik van een oplossing als Mapon is echter slechts een deel van het eigenlijke project – veel hangt af van het kiezen van de juiste strategie voor het toedienen van vaccins, het organiseren van de vaccinatiecentra, het verzamelen van hoogwaardige gegevens voor afleveradres en hun contactgegevens, en het voorbereiden van vaccins voor leveringen om het hele proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

In de loop van dit blogpost hebben we enkele mogelijke scenario’s en ideeën geïdentificeerd om mogelijke knelpunten en inefficiënties bij de levering van vaccins te voorkomen. Pas ze gerust toe op uw projecten of neem contact met ons op als u vragen heeft! Als u momenteel geen software voor fleet management of een oplossing voor routeplanning en optimalisatie gebruikt, zorg er dan voor dat u ermee begint, aangezien u hiermee verschillende leveringsstrategieën kunt modelleren en deze kunt optimaliseren voor uw specifieke situatie.