Jo vuonna 1972 entinen rakettitutkija Jack Nilles ymmärsi etätyöhön liittyvät ympäristö- ja hyvinvointinäkökulmat, ja johti monialaisen tutkimusprojektin täysin etänä testatakseen ajatuksiaan käytännössä. Tulokset olivat merkittäviä, mutta liike-elämä ei ollut vielä valmis uuteen malliin. Nyt 50 vuotta myöhemmin etätyöstä on tulossa uusi normaali – noin 80% työntekijöistä ympäri maailman lukeutuu niin sanottujen pöydättömien työntekijöiden joukkoon.   

Töitä tehdään etänä yleisimmin rakennus- ja kuljetus-, sekä kaupan- ja terveydenhuollon aloilla. Etätyön tekijöiden määrä on kasvanut viime vuosina nopeasti, minkä vuoksi yritysten olisi hyvä tunnistaa liikkuvan työvoiman tuottavuuteen negatiivisesti vaikuttavat tilanteet, ja oppia kuinka niitä voi välttää.

Tarkoituksenmukaiset ratkaisut

Etänä toimivan tiimin tuottavuuden ja työtahdin osalta valkotaululle kirjatut kalenterit, laskentataulokossa hallittavat aikataulut, sekä paperilomakkeet kuuluvat historiaan.

Tarjolla olevat uudet, tarkoituksenmukaiset telematiikkaratkaisut helpottavat ongelmanratkaisua ja kommunikointia, tehostaen aikatauluttamista ja työtehtävien edistymisen seurantaa. Tässä blogitekstissä listaamme ratkaisuja yleisimpiin haasteisiin etätyön saralla.

1. Läpinäkyvyyden puute

Määrätietoinen tiimi on arvokkain voimavara matkalla kohti liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Työntekijöitä on kuitenkin moneen lähtöön. Toiset myöhästelevät, vetelehtivät ja venyttävät taukoja, kun taas toiset kokevat painetta liiallisen työtaakan alla.  

Työpanoksen tasapuolisen jakautumisen varmistamiseksi, voidaan ottaa käyttöön yksinkertainen työajanseuranta, joka korvaa paperilomakkeet ja tarjoaa tarkat tiedot työntekijöiden osallistumisesta ja työtunneista. Yhtiöt voivat hyödyntää samaa ratkaisua myös palkanlaskennassa.

Tasapainoilu useiden tehtävien ja vastuiden kanssa päivittäin ei ole helppoa. Tapaamisten aikatauluttaminen on käytännöllistä, mutta tapaamisten viivästyessä sairastumisten, tai vaikka liikenneruuhkan vuoksi eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Samalla tapaamiset saattavat peruuntua vastapuolen aloitteesta lyhyelläkin varoitusajalla. Mapon tarjoaa työtehtävien hallintaan tehokkaan ratkaisun, jonka avulla voit tarkastella työtehtäviä ja jakaa niitä työntekijöiden kesken taataksesi maksimaalisen tuottavuuden ja tasapuolisuuden.

2. Paperivuoret

Rutiinitoimenpiteiden, etenkin paperitöiden, suorittaminen toimiston ulkopuolella voi olla hankalaa. Sopimusten käsittely, allekirjoitusten kerääminen jokaiseen käynnissä olevaan projektiin, ja kulkeminen paikasta toiseen paperipinojen kanssa ei kuulosta mukavalta. Eikö olisikin hienoa päästä eroon päivittäisestä papereiden pyörittämisestä?

Ei paperia, ei mustetta, ei tulosteita – siirtyminen paperittomaan, tai ainakin vähäpaperisempaan toimistoon laskee kuluja ja sujuvoittaa työntekoa.

Muuttamalla paperityöt digitaalisiksi mahdollistat pääsyn tärkeisiin lomakkeisiin missä ja milloin tahansa. Maponin avulla voit luoda omia lomakkeita, tai käyttää valmiita pohjia, ja tallentaa ne Mapon GO-applikaation avulla kaikkien osapuolten käytettäviksi. Digitaaliset lomakkeet parantavat tiedonsiirtoa ja helpottavat lomakkeiden käsittelyä.

3. Heikko kommunikaatio

Avoimen keskustelu ylläpito koko henkilöstön välillä voi olla haastavaa, etenkin jos töitä tehdään myös etänä. Kukaan ei halua tuntea itseään ulkopuoliseksi, joten myös toimiston ulkopuolella työskentelevät on tärkeää pitää ajan tasalla, vaikka he eivät pääsekään vaihtamaan kuulumisia kasvotusten.

Liikkuvan työvoiman hallinta on täysin riippuvaista teknologian luomista kommunikaatio- ja yhteistyömahdollisuuksista. Oikeilla työkaluilla on etätyön sujuvuuden kannalta suuri merkitys.

Kenttätyöntekijöiden ja toimiston välinen kommunikaatio on tärkeää, jotta vältytään ajantasaisen tiedon puutteen aiheuttamilta ongelmilta. Mapon GO- sovelluksen avulla johdonmukainen ja vastavuoroinen kommunikaatio sujuu vaivattomasti kaikkien osapuolten välillä. Sovelluksen avulla yhteydenpito on nopeaa ja yksinkertaista, ja yrityksesi tuottavuus huipussaan.  

Jos tahdot sujuvoittaa liikkuvan työvoiman hallintaa ja työskentelyä, tai kuulla lisää Maponin tarjoamista ratkaisuista, ota meihin yhteyttä.