La vacunación de COVID-19 es un proyecto de gran envergadura que requiere una estrategia sólida y el uso de la tecnología para tener éxito. En la actualidad, muchos países tienen dificultades para ejecutar sus planes de vacunación, especialmente los cuellos de botella en el proceso de entrega de las vacunas. Cuando se registraron las primeras vacunas, mucha gente se sorprendió por el hecho de que debían entregarse a determinadas temperaturas; no sabían que las empresas de logística llevan décadas entregando cargamentos sensibles a la temperatura y ya disponían de todas las herramientas y la tecnología necesarias para hacer el trabajo de inmediato. ¿Cuál es entonces el problema de las entregas? En esta entrada del blog analizaremos algunos de los retos y aspectos del proceso de entrega.

La oficina central de Mapon se encuentra en Letonia, por lo que decidimos utilizar este país como referencia para elaborar nuestro estudio de caso. A continuación, tomamos los datos disponibles públicamente sobre el proceso de vacunación, los cargamos en nuestra plataforma de gestión de flotas y realizamos algunas conjeturas e interpretaciones de datos para modelar una situación utilizando los datos del mundo real. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no hemos participado directamente en el proceso de entrega, por lo que sólo ofrecemos un concepto teórico de cómo las soluciones de gestión de flotas y planificación de rutas pueden ayudar a gestionar el proceso de distribución de vacunas. 

Gestión del proceso de entrega

Para distribuir con éxito las vacunas, debe haber un proceso de entrega bien planificado detrás. Si no hay un plan, los problemas están garantizados. Para aclararlo, hemos identificado varios pasos en el proceso de entrega que son prácticamente idénticos para cualquier tipo de entrega:

  • Recepción de pedidos;
  • Manejo de suministros;
  • Planificación y optimización de rutas y estrategias de entrega;
  • Recogida de pedidos;
  • Ejecución de rutas;
  • Notificar a los destinatarios el estado del pedido.

Repasemos todos los puntos uno por uno. 

Recepción de pedidos de vacunas

El éxito del proceso de entrega es directamente proporcional a la calidad de los datos de entrada. Si puede alimentar la solución de planificación y optimización de rutas con datos de alta calidad, puede esperar que el proceso de planificación sea fluido. Pero si la calidad de los datos es baja, está casi garantizado que el proceso de entrega tendrá algunas dificultades. Cuando se habla de pedidos, es importante tener en cuenta que hay varios parámetros críticos que hay que tener en cuenta: 

  • Dirección o coordenadas de entrega. Cuantos más destinos de entrega, más compleja es la planificación y optimización de la ruta;
  • El número de vacunas a entregar puede afectar a la planificación de la ruta debido a las limitaciones de tamaño de la carga; 
  • Las ventanas de tiempo de entrega afectarán definitivamente a la planificación y optimización de la ruta, ya que las ventanas de tiempo podrían requerir una conducción adicional para cumplir con los requisitos de la ventana de tiempo;
  • Información de contacto del destinatario. En caso de retrasos o problemas con la entrega (por ejemplo, si el conductor no encuentra la entrada correcta del edificio) la información de contacto es un componente fundamental.

Según lainformación disponible públicamente, los pedidos de vacunas en Letonia se recogen actualmente hasta las 11:00 de la mañana todos los jueves y deben cubrir los planes de vacunación de la semana siguiente. Durante el proceso de pedido de vacunas, los centros de vacunación tienen que rellenar un formulario y enviarlo a la agencia gubernamental responsable. Lamentablemente, esto parece un proceso manual para ambas partes: los centros de vacunación que rellenan los formularios y la agencia gubernamental que procesa los datos.

La solución de planificación y optimización de rutas de Mapon permite varias opciones sobre cómo recibir los pedidos. La más sencilla y directa es una entrada de datos manual en la plataforma, pero, teniendo en cuenta que el trabajo manual es lento y no propenso a errores, sugeriríamos utilizar al menos la importación de archivos XLS o, en el mejor de los casos, la integración de la API para transferir directamente los datos a la plataforma de Mapon. 

También debemos mencionar que, para algunos tipos de carga, sería importante tener en cuenta la capacidad de carga del vehículo y el tamaño de la entrega del pedido. Dada la disponibilidad actual de vacunas y el tamaño de los envases, podemos omitir este paso por ahora. Sin embargo, nuestra solución de planificación de rutas puede planificar las entregas en función de las restricciones de tamaño/peso de los vehículos, si es necesario. 

Siobservamos la situación real de los centros de vacunación de Letonia y la información disponible públicamente, vemos que

existe una lista de centros de vacunación, las direcciones son de bastante buena calidad y la información de contacto también está disponible. Lamentablemente, los datos son fáciles de ver, pero no de exportar, por lo que hemos decidido utilizar alrededor de 539 ubicaciones de centros de vacunación para esta entrada del blog. 

vaccination centres in latvia map

Aunque el conjunto de datos también incluye ventanas de tiempo, creemos que representan las ventanas de tiempo de vacunación y no las horas de trabajo de los centros de vacunación. Esta es nuestra conclusión tras examinar varios centros de vacunación de la lista mencionada y comparar los datos con otra información disponible públicamente. Además, vimos que los datos de las ventanas de tiempo son de muy baja calidad, por lo que requeriría mucho trabajo manual prepararlos en un formato legible por máquina. 

La solución de planificación de rutas de Mapon permite definir ventanas de tiempo de entrega específicas, sin embargo, dado que actualmente nos encontramos en una situación de emergencia, los centros de vacunación deberían poder aceptar las vacunas cualquier día en su horario habitual. De lo contrario, si hay, por ejemplo, un centro de vacunación que sólo trabaja los jueves de 11:00 a 15:00, puede darse el caso de que haya que enviar un vehículo distinto a esta dirección sólo para entregar unas pocas dosis de vacunas, lo que hace que todo el proceso sea ineficiente.

Para probar la solución de planificación de rutas,

decidimos trabajar con los datos previamente extraídos sobre los 539 centros de vacunación y entregar unas 20 dosis imaginarias de vacunas a cada uno de ellos, lo que haría un total de 10.780 dosis de vacunas.

Tras realizar una limpieza de datos, nuestro primer paso fue importar todos los posibles pedidos a nuestra solución de planificación de rutas. 

Optimización de rutas

Una vez que tenemos todos los pedidos configurados en la optimización de la ruta, podemos empezar a planificar las entregas. La siguiente captura de pantalla muestra un escenario de ejemplo de entrega de 20 dosis de vacunas a cada uno de los centros de vacunación.

Como puede ver, el tiempo total para entregar 20 dosis de vacunas en cada una de las direcciones es de 319 horas, requiere al menos 33 vehículos y 13668,7 km de recorrido. ¿Pero qué pasa si sólo tenemos 20 vehículos? En ese caso, tendríamos que dividir las entregas en dos o más días. 

He aquí algunas ideas que vale la pena tener en cuenta para garantizar un suministro de vacunas más eficaz: 

  • No distribuir las vacunas de manera uniforme en los centros de vacunación. En su lugar, tal vez omita algunos centros de vacunación para optimizar el tiempo de entrega; 
  • Introducir centros de vacunación de gran capacidad es definitivamente más fácil que gestionar 10 entregas de última milla en las regiones. No solo ayudarían a optimizar las colas de pacientes, sino también a reducir el kilometraje de los vehículos de reparto, con lo que se reducirían los costes de distribución de las vacunas. 

Veamos ahora cómo puede influir en el cálculo del plazo de entrega el hecho de tener algunas limitaciones adicionales. Una de las limitaciones, en este caso, podría ser la normativa de la CE que dice que un empleado debe tomar un descanso de 30 minutos después de 6 horas de trabajo. Si es necesario, también podemos incluir este límite en nuestra solución de planificación de rutas. 

Otra cosa que vale la pena mencionar es que la plataforma Mapon también ofrece una opción para implementar los límites de tiempo de conducción basados en el reglamento CE 561/2006 y utilizar los datos en tiempo real de los tacógrafos digitales. 

A la hora de elegir la estrategia de entrega y optimización de la ruta, también es importante tener en cuenta el tiempo de descarga en el lugar. En nuestro caso práctico, hemos utilizado una configuración de optimización de rutas con 10 minutos de tiempo de descarga, lo que parece un tiempo normal para la descarga. Ahora, hagamos algunos cálculos básicos sobre el tiempo que podemos ahorrar reduciendo el tiempo de descarga.

Tenemos 539 direcciones. Por cada minuto que ahorremos en la descarga, podemos reducir el tiempo total de entrega en 539 minutos, lo que supone casi 9 horas. Observando la ruta media de 9 horas, podemos ver que por cada minuto que ahorramos en la descarga podemos reducir el número de vehículos de reparto en uno. Así, si ahorramos, por ejemplo, 3 minutos en cada descarga, necesitaríamos 3 vehículos menos para completar todas las entregas. 

¿Qué ocurre si nos olvidamos de añadir este tiempo al planificar las rutas? La respuesta es bastante clara: lo estropearemos todo y las entregas más tarde en el día estarán muy alejadas de la hora prevista. 

Así que, una vez elegida nuestra estrategia de entrega, podemos pasar a la fase de ejecución. 

Ejecución de rutas

Parece que todo el trabajo está hecho una vez que se planifican las rutas y se entregan a los conductores. Por desgracia, esto es sólo una parte del proceso de ejecución de una entrega con éxito. La preparación oportuna y bien planificada del pedido también es importante: cuando se hace bien, el conductor solo tiene que recoger el pedido y entregarlo en el destino final. 

Al hablarde vacunas, es importante tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, la entrega incluye no sólo las vacunas sino también otros consumibles necesarios para la vacunación, por ejemplo, jeringuillas, toallitas con alcohol, guantes, etc. La organización de esta entrega incluye una buena gestión en el almacén, ya que no tiene sentido entregar un componente si otro no está disponible. 

No vamos a entrar mucho en detalles sobre cómo optimizar el trabajo en el almacén y controlar la cadena de suministro, pero sí hay algunos consejos que pueden ser útiles:

  • Planifique tanto las entregas como el orden de entrega en la ruta. Si el conductor tiene que rebuscar entre montones de bolsas frías para encontrar la adecuada para una entrega concreta, tardará mucho tiempo en cada uno de los lugares de descarga. Lo ideal es que la carga se cargue de forma que el conductor sólo tenga que abrir la puerta y sacar la siguiente bolsa de frío llena para entregarla; 
  • Marque claramente los paquetes para que el conductor pueda verificar rápidamente que ha cogido el correcto. Las letras pequeñas y las notas manuscritas son el camino directo a los errores de entrega.

Una vez realizada la recogida y el embalaje, el conductor está listo para rodar.

Para garantizar un proceso de entrega sin problemas, es importante notificar a los centros de entrega los posibles horarios de entrega.

En nuestro caso, podemos exportar fácilmente las rutas y notificar a los centros de vacunación la hora de llegada prevista.

Sin embargo, a veces las cosas no salen según lo previsto. El vehículo de reparto puede sufrir una avería o pueden producirse retrasos debido a las malas condiciones meteorológicas. Estas situaciones pueden gestionarse fácilmente llevando un control de las horas de llegada previstas (PTA) y notificando al lugar de entrega la nueva hora de llegada estimada (ETA). Para ello, hay un panel de control fácil de seguir en la solución de planificación de rutas de Mapon que muestra qué vehículos se retrasan en la entrega.

Después de comprobar el tablero, puede ponerse en contacto con los lugares de entrega y notificarles el retraso. 

Por supuesto, podemos confiar en que los conductores realicen la ruta por sí mismos. Sin embargo, recomendamos encarecidamente el uso de una aplicación móvil para conductores para las entregas con el fin de realizar un seguimiento de los posibles retrasos. 

La aplicación para conductores Mapon GO proporciona un proceso fluido de ejecución de la ruta: el conductor abre su aplicación móvil, inicia la ruta, marca la entrega en curso y utiliza el software de navegación en su dispositivo. Los datos sobre el estado de las órdenes de ruta se actualizan automáticamente en la plataforma Mapon PRO.

Seguimiento de la carga

Las plataformas de gestión de flotas como Mapon funcionan en base a los datos recuperados de los dispositivos de seguimiento que se instalan en los vehículos, por lo que el primer paso para una gestión eficiente del proceso de entrega es asegurarse de que todos los vehículos de entrega de la flota están equipados con hardware de seguimiento. Esto puede parecer una carga, pero no lo es. De hecho, hay dispositivos de seguimiento disponibles en el mercado que pueden instalarse de forma tan sencilla como conectarlos a la batería del vehículo o a un puerto OBD-II.

Las vacunas son mercancías sensibles a la temperatura. Esto significa que hay que controlar constantemente la temperatura a la que se transportan. Aunque esto parece un reto, no lo es para las plataformas de gestión de flotas: todo lo que se necesita es un sensor de temperatura fácil de instalar en el vehículo o simplemente colocado en las bolsas de frío. 

Durante la entrega, se pueden configurar alertas de desviación de temperatura y revisar un gráfico de temperatura en tiempo casi real o después de la entrega. En los casos en que se requieren temperaturas extremas para el transporte, el único reto es encontrar sensores que soporten el rango de temperatura requerido.Elsuministro de vacunas es limitado y, además del seguimiento de la temperatura, en algunos casos también puede haber un riesgo de seguridad considerable al transportarlas. Para mantener la valiosa carga a salvo, se pueden utilizar sensores adicionales para rastrear la apertura de la puerta o de la bolsa de frío y recibir alertas sobre cuándo ha ocurrido. Además, incluso se puede instalar un botón de SOS en el vehículo para la seguridad tanto del conductor como de la carga. 

Las soluciones de gestión de flotas son muy adecuadas para gestionar diversos tipos de entregas, incluidas las mercancías sensibles a la temperatura, como las vacunas. Sin

embargo, el uso de una solución como Mapon es solo una parte del proyecto real: mucho depende de la elección de la estrategia correcta para la entrega de vacunas, la organización de los centros de vacunación, la recopilación de datos de alta calidad para los lugares de entrega y su información de contacto, así como la preparación de las vacunas para las entregas para asegurarse de que todo el proceso se desarrolle de la mejor manera posible. 

A lo largo de esta entrada del blog, hemos identificado algunos escenarios potenciales e ideas sobre cómo evitar posibles cuellos de botella e ineficiencias en la entrega de vacunas. No dude en aplicarlas a sus proyectos o en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta. Además, si actualmente no utiliza un software de gestión de flotas o una solución de planificación y optimización de rutas, asegúrese de empezar a hacerlo, ya que le permitirá modelar diversas estrategias de entrega y optimizarlas para su situación específica