6 soluciones para ayudarle a digitalizar las operaciones de gestión de flotas

La digitalización no es una novedad en el mundo empresarial. Sin embargo, la situación actual con el brote de coronavirus ha aumentado significativamente la necesidad de cambiar el mayor número posible de operaciones empresariales al entorno digital. Es especialmente importante para las empresas de transporte, logística y entrega que tienen un papel crucial para ayudar al mundo a hacer frente a la pandemia. A continuación se presenta una lista de seis soluciones que podrían permitir a su empresa digitalizar y automatizar muchas de sus operaciones diarias y prepararse para el futuro después de la pandemia.

1. Del papeleo a lo digital: cambie la forma de hacer las inspecciones de vehículos

Hacer las inspecciones de los vehículos es imprescindible para estar al tanto del mantenimiento de su flota y evitar reparaciones innecesarias en la carretera. Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando formularios en papel para hacerlo, lo que hace que el proceso de inspección sea largo y menos rentable. El cambio a las inspecciones digitales ofrece a las empresas una serie de nuevas posibilidades. En primer lugar, pueden crear tantos tipos de formularios de inspección como sea necesario para cada grupo de vehículos. En segundo lugar, los conductores pueden añadir fotos y notas a los archivos de inspección si encuentran que algo está dañado o roto. Los gestores podrán entonces planificar las reparaciones a tiempo y reprogramar las tareas de los conductores, si es necesario. Por último, pero no menos importante, las inspecciones se pueden programar para que tanto los conductores como los gestores reciban alertas automáticas sobre las próximas revisiones de los vehículos, ahorrando así a ambas partes un tiempo muy valioso.

2. Documentación de la flota y recordatorios de servicio en un solo lugar

Cuanto más grande sea su flota, más difícil será llevar la cuenta de las fechas de vencimiento de la inspección técnica estatal, las licencias, las fechas de calibración del tacógrafo, las renovaciones del seguro, etc. Tener todos esos datos en una sola plataforma facilitaría considerablemente el proceso de gestión y le permitiría centrarse en el desarrollo del negocio en lugar de en simples tareas cotidianas que pueden automatizarse fácilmente. La buena noticia es que existe una solución para ello que puede ayudarle a organizar todos los datos relacionados con su flota (documentos, facturas de reparación, documentación de los conductores con fechas de caducidad, etc.) y establecer recordatorios automatizados para asegurarse de que ningún vehículo salga del depósito sin tener todos los documentos y licencias necesarios.

3. Gestión fácil y eficiente de las tareas del conductor

Hoy en día, el éxito de cualquier empresa radica en su capacidad para proporcionar servicios de alta calidad lo más rápido posible, y el transporte no es diferente. Planificar y supervisar el trabajo de decenas o incluso centenares de conductores manteniendo un alto nivel de calidad es todo un reto, especialmente si no se cuenta con el apoyo tecnológico adecuado. Una de las formas de ayudar a los gestores de flotas con la gestión de tareas es utilizando Mapon GO, una aplicación móvil para conductores y trabajadores de campo que les permite recibir sus tareas, actualizaciones de trabajo y otra información importante directamente en sus teléfonos. También pueden utilizar la aplicación para informar a la oficina, así como enviar fotos y otros medios a los gestores antes de que vuelvan al centro. Es más, los gerentes pueden actualizar las rutas de los conductores mientras ya están en la carretera, responder a sus solicitudes al instante y ver dónde está cada vehículo, lo que facilita mucho la atención al cliente.

4. Descarga y análisis de los datos del tacógrafo a distancia

Existe una estricta legislación que obliga a descargar los datos del tacógrafo al menos una vez cada 90 días y los de la tarjeta de conductor, una vez cada 28 días. La normativa también determina cuántas horas puede pasar el conductor trabajando y descansando. Todo esto se puede hacer a distancia mediante soluciones de descarga remota de tacógrafos digitales que permiten recibir información en tiempo real del tacógrafo en cuanto el conductor introduce su tarjeta en él. Además, los gestores de flotas pueden habilitar la descarga de archivos periódica una vez al día, a la semana o al mes, si es necesario. Además, la solución puede integrarse fácilmente con varias herramientas de análisis de datos del tacógrafo, como Tachogram y otras, para garantizar el cumplimiento del tacógrafo en cualquier momento y lugar.

5. Integraciones para una digitalización más profunda del negocio

La digitalización de la gestión de la flota es sólo un paso para mejorar las operaciones de su negocio. También puede integrar su plataforma de gestión de flotas y seguimiento de activos con otros sistemas que su empresa utilice para la gestión de la cadena de suministro, el análisis de los datos del tacógrafo, la compra de billetes de ruta, la contabilidad, etc. Incluso es posible establecer una integración de la tarjeta de combustible que le permita recibir datos automáticos sobre todas las recargas realizadas con la tarjeta de combustible de su empresa y otras soluciones individuales. El uso de integraciones API reducirá significativamente el tiempo dedicado a la introducción manual de datos y mejorará la automatización de los procesos de negocio dentro de la empresa.

6. Cálculo automatizado de la eficiencia de la flota

Cada flota opera con un número y un tipo de vehículos diferentes, por lo que es bastante difícil saber si tiene suficientes, pocos o demasiados vehículos. El cálculo de la eficiencia de la flota también es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo si algunos de los vehículos se utilizan sólo en horas específicas del día, conduciendo cuando están en marcha o se utilizan en estado estacionario. Este problema puede resolverse fácilmente utilizando la solución automatizada de eficiencia de la flota que proporciona datos transparentes sobre el estado de su flota en una fecha concreta. Le permite ver el panorama general, tomar decisiones oportunas basadas en hechos sobre los cambios necesarios en la flota y, lo que es más importante, ahorrará a su equipo muchas horas de cálculos manuales de eficiencia.

Ya vivimos en una era digital, y la pandemia no hará sino aumentar la necesidad de digitalización. Según los informes de Harris Poll, alrededor del 19% de las pequeñas y medianas empresas de EE.UU. ya han cambiado sus operaciones diarias al entorno online, y muchas más le seguirán. Se ha convertido en una necesidad para todas las empresas, independientemente de su ámbito de actividad. Nosotros, en Mapon, lo vemos como una oportunidad para automatizar tantos procesos de gestión de flotas como sea posible para que usted pueda prestar la atención a otros asuntos. Por lo tanto, si cree que podemos ayudarle, póngase en contacto con nosotros y solicite una consulta gratuita en línea para tratar las necesidades de su empresa.